У російському побуті з'явилося нове англомовне слово «бек-офіс». Що це таке? Які функції виконує? В яких компаніях існує? Спробуємо розібратися більш детально.

Бек-офіс. Що це таке?

Дані підрозділи існують в багатьох організаціях. Бек-офіс - це відділ або департамент компанії, що має певні функції. Йдеться про рутинні, адміністративних і обслуговуючих. Традиційно в функції входять також інформаційні технології (адміністрування і служба підтримки), відділ кадрів і бухгалтерія.

У деяких організаціях окремо прописані додаткові напрямки роботи, які повинен виконувати бек-офіс. Що це? Нерідко співробітники даного відділу займаються статистичними і аналітичним обліком продажів, закупівлями, складськими залишками та веденням архіву.

Якщо ж цей бек-офіс - підрозділ банку, то в функції включено виконання клірингових операцій, поточного розрахунково-касового обслуговування та інше.

Історія появи бек-офісу

На початкових етапах розвитку бізнесу схема забудови приміщення будь-якої компанії була особливою. Передній план займав так званий фронт-офіс. Це робилося для того, щоб у клієнтів була можливість швидко та легко знайти потрібного працівника. Природно, керівництво вкладала в це приміщення значні кошти, роблячи дорогий ремонт, прибирання і обстановку. Фронт-офіс повинен був виробляти найкраще враження, оскільки це - «обличчя» будь-якої компанії.

Співробітники його повинні також відповідати за стилем одягу і поведінки. Це публічна сторона будь-якої компанії.

На другому плані традиційно розташовувався бек-офіс. Це таке місце, в якому здійснювалося саме виробництво, перебувала система адміністративних приміщень, різних відділів, складів та інше.

Тому дані території традиційно були брудні, похмурі і не дуже доглянуті. За презентабельністю даних приміщень не дуже стежили, так як клієнти в них ніколи не з'являлися. Природно, до зовнішнього вигляду співробітників не пред'являється спеціальних вимог. Більшою мірою приділялася увага професійним умінням і навичкам.

Дане розмежування офісу на два великих підрозділи, які виконують різні функції, добре себе зарекомендувало і існує до теперішнього часу.

Співробітники фронт-офісу створюють красиву «картинку» для компанії. У той же час саме завдяки персоналу back-office відбувається розвиток і процвітання компанії. Чому? Давайте розглянемо.

Значимість і важливість бек-офісу для розвитку компанії

Практика показує те, наскільки велика роль даного підрозділу для організації.

По-перше, бек-офіс допомагає підтримувати репутацію компанії в ситуації жорсткої конкуренції. Природно, якщо співробітники добре і чітко виконують свої обов'язки. Адже для будь-якого клієнта основним критерієм хорошій компанії є якісно надана послуга. Завдяки співробітникам back-office відбувається повний цикл тієї чи іншої операції.

По-друге, управління ризиками також здійснює бек-офіс. Що це приносить компанії? Саме співробітники даного відділу складають звіти, підбирають дані, чинники і роблять розрахунки, на підставі яких приймаються управлінські рішення. Тому правильність і точність їх дуже важлива для майбутнього компанії. Співробітники ж виконують вкрай відповідальну роботу, знижуючи значно ризики.

По-третє, служба бек-офіс займається також розробкою нових методів економії і раціоналізаторських пропозицій. Природно, безпосередньо співробітники фінансові кошти для компанії не заробляють. Але вони можуть опосередковано впливати на цей процес.

Бек-офіс в банку

Є операційно-облікових підрозділом. Завдяки його роботі, забезпечується діяльність основних відділів.

Бек-офіс займається обліком та реєстрацією угод з цінними паперами, управлінням пасивами і активами, а також розрахунками з клієнтами. Але це тільки вершина айсберга.

Бек-офіс виконує операції з оформлення кредиту. Крім цього, співробітники нерідко займаються відкриттям рахунків, здійсненням бухгалтерських операцій і управліннями ризиками.

Бек-офіс. Документарне оформлення та супровід угоди на ринку цінних паперів

У банках бек-офіс нерідко складається з декількох підрозділів. Особливо, якщо організація здійснює велику кількість угод на ринку цінних паперів. В обов'язки співробітників входить електронне і документарний оформлення, їх супровід. Зупинимося на цьому більш детально.

По-перше, працівник back-office здійснює ведення журналу реєстрації угод, оформляє договір купівлі-продажу цінних паперів певного емітента.

Далі відбувається процес перереєстрації цінних паперів. Йдеться про передачу прав власності. Для «запуску» даного процесу співробітнику бек-офісу необхідно оформити передавальне розпорядження і узаконити поточну операцію.

Після того як здійснено перереєстрацію і підтверджуючий документ отриманий, працівник контролює процес остаточного розрахунку.

На співробітника бек-офісу накладається дуже велика відповідальність. При наявності найменшої неточності в процесі оформлення документів угода визнається недійсною. В результаті постраждає клієнт, а компанія отримає серйозні збитки.

Крім цього, бек-офіс займається аналітичними (внутрішніми) угодами між підрозділами в організації в системі перерозподілу фінансів.

Для сфери торгівлі в останні роки нерідко використовують різноманітні програми автоматизації back-office.

Бек-офіс в сфері роздрібної торгівлі

При організації бізнесу перед керівником стоїть багато проблем. Необхідно забезпечити торговий зал товаром, автоматизувати складський облік на підприємстві, управляти ціноутворенням, взаємодіяти з постачальниками і філіями.

Для того щоб вирішити ці та багато інших завдань, як було зазначено, є спеціальні програми для бек-офісу.

В системі роздрібної торгівлі співробітники такого підрозділу допоможуть контролювати прихід і відпустку товарів, списувати і переміщати, переоцінювати, здійснювати повернення, касові і банківські операції, працювати з торговим обладнанням.

Програмний пакет може мати різну комплектацію: непродовольча роздріб, магазин біля будинку, міні-маркет або супермаркет. В даний час існує вибір.

Бек-офіс в мережевій торгівлі

Основними напрямками роботи в мережевій торгівлі є:

  • внесення змін і доповнень у велику номенклатуру товарів;
  • обмін даними між відділеннями;
  • ведення централізованого обліку;
  • отримання оперативних зведень про функціонування філій та ін.

Для полегшення праці та забезпечення взаємодії офісу з мережею торгових точок, нерідко використовують автоматизований варіант back-office. Дані програми дозволяють організації більш ефективно і швидко працювати.

Бек-офіс в підприємствах громадського харчування

В роботі у співробітників back-office підприємства громадського харчування в основному поточні операції. У них традиційно входять наступні:

  • вчинення рутинних обов'язкових операцій;
  • ведення товарного і складського обліку;
  • процес контролю над виробництвом страв;
  • збір та аналіз даних;
  • складання звітів.

Залежно від того, який обсяг і оборот організації, бек-офіс в торгівлі налічує зазвичай від трьох до тринадцяти-п'ятнадцяти чоловік.

В даний час, як було зазначено, існують автоматизовані системи, що дозволяють полегшити здійснення операцій, які повинні виконувати співробітники. Це, природно, позитивний момент для керівника організації. Але не завжди для працівників. Практика показує, що придбання автоматизованих систем, що виконують велику частину роботи back-office, призводить до скорочення штату.