Вести ділове листування іноді виявляється зовсім непросто. Часом доводиться складати папери, які мають цілком певну спрямованість. Серед них особливе місце займає лист-запрошення.

Основні поняття

У службовому листуванні є свої закони і правила. Кожен документ, складений на якусь конкретну тему, має певний вид. Так само і лист-запрошення - його суть відображена вже в самій назві.

Це поштове відправлення призначене для того, щоб запросити людину або групу людей для участі в майбутньому запланований захід. Здавалося б, нічого складного тут немає. Насправді правильно передати словами свою думку зовсім непросто. Існують різні варіанти такого звернення. Лист на фірмовому бланку призначене для того, щоб спонукати конкретну особу (або групу) до дії. Воно містить у собі заклик і одночасно уточнює деякі обставини. Такий документ може бути запрошенням на виставку або співбесіду, ділову зустріч чи конференцію, семінар або інший захід. У кожному з перерахованих випадків цей лист виступає в ролі посередника. Воно не змушує, не вказує, але передає адресатові прохання відправника.

переваги документа

Багато організації за звичкою продовжують використовувати усний спосіб спілкування. Вони вважають, що запрошувати людей з допомогою дзвінків і особистих бесід набагато ефективніше, ніж відправляти їм поштові послання. Звичайно, при безпосередньому контакті легше донести до співрозмовника будь-яку думку. Але якщо уважно придивитися, то можна помітити, що лист-запрошення все-таки має кілька суттєвих переваг:

  1. Цим документом відправник показує повагу до кожного адресата.
  2. Такий папір можна оформити відповідним чином, щоб вона вже своїм зовнішнім виглядом вказувала на спрямованість майбутньої події.
  3. Наявність на руках такого листа дає можливість використовувати його при необхідності в якості запрошення. Це гарантує, що на захід прийде саме той, кому звернення було направлено.
  4. Документ постійно знаходиться у адресата і не дає йому забути про місце, часу і тематикою майбутньої зустрічі. Адже в умовах сучасного життя іноді складно вчасно згадати про щось важливе. Папір, яка буде весь час перебувати перед очима, не дасть людині про це забути.
  5. Такий варіант зручний в тому випадку, якщо з конкретними людьми в даний час неможливо зв'язатися іншими способами.

Всі ці причини зайвий раз підкреслюють позитивні сторони письмового звернення подібного роду.

Правила складання листа

Запрошення, виражене в письмовій формі, є одним з видів листи-повідомлення. Це видно з назви самого документа. По суті, воно ставить адресата до відома, що в конкретному місці в призначений час буде проходити той чи інший захід. Відправник хоче бути впевненим в тому, що всі запрошені люди неодмінно відгукнуться і прийдуть на зустріч.

А для цього треба знати, як скласти лист-запрошення. Тут необхідно врахувати кілька важливих моментів:

  1. Якщо захід носить офіційний характер або передбачає згодом особисте спілкування, його слід оформити на фірмовому бланку. Це додатково підкреслить його серйозність і обов'язковість майбутньої зустрічі.
  2. Лист має бути відправлено завчасно, щоб у людини було достатньо часу подумати і прийняти рішення. Можливо, він захоче відмовитися. В цьому випадку у нього буде можливість зв'язатися з організаторами і повідомити їм про це.
  3. Так як подібний документ відноситься все-таки до розряду службової кореспонденції, при його складанні необхідно дотримуватися ділового стилю.
  4. Складати його краще в двох примірниках, щоб один залишався в організації для підтвердження.

Будь-яке запрошення має складатися з таких частин:

  1. Стандартна «шапка», в якій вказуються координати адресата.
  2. Звернення типу «З радістю повідомляємо» або «Шановний партнер», при необхідності можна звернутися до конкретного адресата. Наприклад, «Шановний Дмитре Сергійовичу!».
  3. Основна частина запрошення з викладом всіх подробиць проведення заходу.
  4. Підпис відповідальної особи із зазначенням посади, підписом і повної розшифровкою П.І.Б.

У разі дотримання всіх перерахованих правил можна розраховувати, що відправлений лист дасть потрібний результат.