Кожен з нас як мінімум кілька разів у житті писав формальні листи та записки. Де б ми не були і чим займалися, в будь — якій сфері має місце своя ділова переписка, яку необхідно вести з метою з'ясувати якісь моменти, уточнити інформацію, задати питання і так далі. Якщо раніше таке явище було частіше поширене в паперових заявах і пересилання листів начальства (а також діловим партнерам), то сьогодні ця категорії більш широко поширилася в навколишньому середовищі.

Знати, як правильно ведеться ділове листування, потрібно навіть у тому випадку, якщо ви просто робите замовлення у якому-небудь інтернет-магазині і хочете спілкуватися з його представником.

У цій статті ми опишемо деякі основні моменти, з яких складається ділове спілкування. Ми звернемо увагу на те, які нюанси слід враховувати при обміні листами зі своїми партнерами; чому не можна нехтувати, якщо не хочете здатися співрозмовнику некомпетентним і неввічливим, а також згадаємо правила, яких слід дотримуватися в будь-якій ситуації.

Де застосовується

Очевидно, що найчастіше ділове листування використовується в робочому процесі. Якщо ви працюєте в компанії, то ви однозначно зіткнетеся з необхідністю складати такий вид кореспонденції. Оскільки мова йде про бізнес-моментах, неважко зрозуміти, що і стиль листа повинен бути відповідним — максимально формалізованих і офіційним.

Від того, наскільки якісно вам вдасться налагодити ведення ділової переписки, залежить подальше враження співробітників компанії, куди відправляється лист, про вас і вашу фірму. Тому до процесу написання тексту та його оформлення слід підійти максимально відповідально.

В першу чергу, якщо ви шукаєте, як ведеться ділове листування, ми рекомендуємо ознайомитися з нашою інструкцією. В ній ми, як вже було зазначено вище, наведемо як які-небудь теоретичні моменти, так і практичні питання. В кінці статті постараємося привести деякі приклади оборотів, які є типовими для формального стилю письма. Зрештою, використовуючи базу з цієї статті, ви зможете самостійно складати якісні тексти для подальшого спілкування з контрагентами.

Види кореспонденції

Відразу ж, розмірковуючи про те, чим є ділова переписка, хотілося б звернути увагу на її види. Так, можна виділити лист-запит і, відповідно, лист-відповідь

Логічно, що для більш зручної організації в написанні будь-якого листа нам було б корисно працювати з його якоюсь структурою або планом. Це дозволить вам розбити завдання на більш дрібні етапи, виконати які набагато простіше. Наприклад, продумайте лінію свого листа так, щоб охопити ті теми, які вам потрібно викласти максимально точно. Скажімо, якщо ви пишете питання про те, якою ціною володіє та чи інша продукція, постарайтеся коротко викласти мотив: навіщо ви пишете в компанію (оскільки ви хочете придбати або замовити той чи інший товар)

Зрозуміло, ця інформація і без того очевидна - просто слід логічно розібрати, що ви хочете написати. Крім того, не можна забувати і про оформлення та вимоги. Детальніше про це розповімо далі.

Вимоги до листа

Отже, правила ділової переписки свідчать, що всі листи повинні бути, по-перше, короткими. Це головне правило того, що воно буде прочитано. Погодьтеся, всі ми не любимо, коли нас завантажують великим об'ємом інформації. Якщо це лист ділового характеру, воно не повинно бути величезним — в такому випадку його можуть просто проігнорувати. Якщо не виходить скоротити інформацію відразу — зробіть це після того, як напишете першу чернетку свого листа.

По-друге, ваш партнер (учасник листування) повинен розуміти, про що йде мова. Тобто, лист слід зробити інформативним і зрозумілим. У ньому потрібно помістити ті відомості, які ви хотіли б донести таким чином, щоб уникнути додаткових питань і не витрачати час на уточнення деталей.

По-третє, лист слід зробити якомога більш поважних по відношенню до вашого партнера або співробітникові компанії, який буде його читати. Це правда — чим більше поваги ви проявите до свого співрозмовника, тим більше шансів, що він належним чином відреагує на ваше прохання і, в кінці кінців, ви досягнете бажаного ефекту.

Листування англійською

У деяких випадках вести переговори слід англійською (або будь-якому іншому, крім російської) мовою. Це нормально, особливо якщо мають місце відносини з іноземними контрагентами. Примітно, що правила ділової переписки діють щодо будь-якої мови: можуть відрізнятися хіба що стилістичні звороти. Ваше завдання полягає в тому, щоб підібрати найбільш відповідний до ситуації, в якій опинилися ви і ваш партнер (співрозмовник).

Ділове листування англійською мовою, безумовно, вимагає володіння ним на досить високому рівні, тому, якщо це не про вас, рекомендуємо звернутися до професійних перекладачів. Важливо, щоб переклад здійснював людина, що володіє спеціалізованою промовою, яка входить в мову ділового листування.

Приклад. Вступ

Дуже важливо у будь-якій розмові те, як ви його почнете. В цьому плані етикет ділового листування нічим не відрізняється від живого спілкування: насамперед потрібно привітати співрозмовника і ввести його в розмову. Привітанням може бути стандартне "Здрастуйте", а от вступ повинні бути більш індивідуальним. Наприклад, можна вказати коротку мету свого листа (“Звертаємося до вас з тим, щоб уточнити деякі відомості про ваш продукт. В першу чергу нас цікавить вартість моделі "А1"). Інший варіант: "як продовження нашої телефонної розмови про моделі "А1", пишу вам з питанням про вартість даного продукту"). Також можна просто описати свою ситуацію: "Пишу вам з тієї причини, що в 2010 році в нашу компанію звернувся ваш партнер, що пропонує від вашого імені розпочати співпрацю в даній сфері".

Виклад матеріалу

Далі за тим, як ви написали деякий вступ в своєму листі, слід зробити уточнення з приводу того, навіщо ви пишете. Наприклад, після того, як задали питання про ціну товару, уточніть, що вас цікавить. Можна написати так: «Ми б хотіли замовити N-ное кількість одиниць продукції за умови доставки її за адресою X». У випадку з продовженням телефонної розмови, можна викладати ваш запит — навіщо ви написали людині після того, як поговорили з ним по телефону (скажімо, щоб підтвердити намір здійснити операцію): «А саме: нам цікавий товар N за умови, що він буде поставлятися з опцією X». Якщо ж брати до уваги третю версію, можна також почати розвивати тему вашого бажання співпрацювати з компанією. Опишіть, що це у ваших інтересах, і що партнер отримає якусь конкретну вигоду від взаємодії з вами, якщо погодиться на нього: «Вам буде цікаво знати, що курс нашої компанії змінився, після чого став ще ближче до інтересів вашого бізнесу».

Пропозиція

Будь-яка ділова переписка (приклади, які ми наводимо, також обов'язково мають таку властивість) вимагає логічної послідовності. Якщо спочатку ви писали про те, навіщо пишете, то далі слід конкретизувати і розширювати цю думку. Вкажіть, що ви хотіли б від співрозмовника більш широко — можливо, намалюйте йому перспективу вигоди від згоди працювати з вами. Ця частина, за всією логікою, повинна бути "піком" вашого листа, кульмінацією свого роду. Якщо спочатку ви плавно підходили до того, що вас цікавить насамперед, то в цій частині слід "розкрити карти". Вся ділова переписка (приклади листів вище — не виняток) повинна бути побудована за такою плавною кривою, що йде вгору. Тоді читач ваших рядків буде розуміти ваші настрої і, таким чином, йому буде комфортніше спілкуватися з вами. Не робіть якихось уривчастих стрибків, не переходьте з однієї теми на іншу.

Як показують приклади, якщо вам потрібно обговорити, наприклад, два незв'язаних питання, ви можете зробити поділ по частинах статті, розбивши її на параграфи. Це зручно як для читача, який буде візуально бачити момент, де ви переходите від одного питання до іншого

Якщо ж говорити про наших прикладах, слід написати: «Крім цього, ми хотіли б зробити повторний замовлення продукції N, з приводу якої ми з вами взаємодіяли місяцем раніше». Або: «При підходящої для наших умов ціною ми хотіли б налагодити з вами постійне співробітництво в даній сфері, збільшивши канал збуту до X-Y тисяч одиниць». Нарешті, можна і так: «Якщо ваша зацікавленість у роботі з нами все ще залишається в силі, прошу ас повідомити нас про це.»

Кожен другий зразок ділового листування побудований за таким принципом, тому нічого страшного в цьому немає. Навпаки, часто виділення заголовків допомагає краще орієнтуватися, оскільки прибирає "суцільний текст", робить своєрідні "якоря" в ньому, до яких можна прикріпитися візуально.

Заключна частина

Нарешті, закінчувати лист слід в тому ж дусі, в якому ви його починали. Якщо пишете подяку, - напишіть, що вам приємно співпрацювати з описуваної вами компанією; якщо це - комерційна пропозиція, вам слід висловити подяку за увагу до вашого листа і надію на подальшу взаємодію з цією людиною. Потрібно розуміти, що те, як ви закінчите свій лист, в чому визначає підсумкове думка про вас і вашої компанії. Вся ділова переписка (приклади листів це доводять постійно) побудована на ввічливості - тому завжди пам'ятайте про необхідність подякувати співрозмовника, висловити надію, похвалити його або залишити свою рекомендацію. Кінцівку для свого тексту вам слід підібрати таким чином, щоб повністю відповідати описаної в листі проблеми.

Приклади: «Ми сподіваємося зберегти вас в якості свого постійного партнера з надією на стабільне співробітництво у подальшій своїй діяльності». Або «Ми щиро вдячні за приділену увагу і сподіваємося, що зможемо розвивати співпрацю з вами і надалі». Або «Дякую за увагу. Сподіваюся, ми зможемо продовжити забезпечувати ваші інтереси на ринку N і надалі».

Етикет і грамотність

Ні в якому разі не забувайте про ввічливість. Як вже підкреслювалося вище, вона важлива, якщо вас цікавить ділова переписка. Фрази типу "радий співпраці", "дякую за увагу", "прошу вибачення за турботу", "будемо раді бачити вас", "не складете ви нам компанію" та інші. Останні дві, до речі, відносяться, скоріше, до запрошеннями на корпоративні святкування, ніж до ділового листа.

Завжди, в знак поваги, додавайте до фраз "будь ласка", "дякую", "будьте люб'язні" і так далі там, де це доречно.

Не меншу важливість у процесі написання ділових листів має і грамотність людини. Точніше сказати, якщо вами буде допущена хоч одна елементарна помилка в процесі створення листа, можна сказати, що співрозмовник сформує про вас зовсім іншу думку, ніж те, яке ви очікуєте. Тому намагайтеся писати максимально грамотно і перевіряти всі кілька разів. Якщо не знаєте, як знаходити помилки і виправляти їх самостійно, скористайтеся послугами коректора або спеціалізованими сервісами. Це дуже просто, зате дозволить вам бути впевненими у своєму тексті.

Практика і тренування

В мережі, як вже зазначалося вище, існує безліч прикладів готових ділових листів на будь-яку тематику. Ми не стали вставляти їх сюди цілком, оскільки, насправді, в цій статті просто не вистачить місця для розміщення такого великого обсягу інформації. Натомість ми вирішили викласти просто якісь основні правила і принципи, ознайомитися з якими у вас була можливість вище. Втім, це, звичайно ж, далеко не всі кроки, які слід зробити на шляху до вивчення ділового листа. Насправді найважливішу роль у цій сфері відіграє практична напрацювання.
Якщо ви вивчите, скажімо, 5-10 прикладів готових листів, а також прочитаєте нашу статтю і отримаєте якісь правила звідси, вже дуже скоро у вас вийде писати листи потрібним вам чином. Насправді цього достатньо для того, щоб створити будь-лист у рамках ділової переписки.

готові приклади

Оскільки, як вже зазначалося вище, присутня величезна кількість готових прикладів, у студентів і початківців фахівців виникає спокуса використати чужу, готову напрацювання для того, щоб справити на її основі власний проект. Хочеться сказати, що цього робити не рекомендується на практиці, тоді як у навчанні — будь ласка.

У процесі вивчення того, що пишуть в інших листах, ви зможете легше орієнтуватися в тому, що потрібно уточнювати в своїй кореспонденції. Це нормально, оскільки людині властиво вчитися безпосередньо на досвіді.

Правда, якщо вам надійде завдання скласти повноцінне ділове лист, намагайтеся для початку переглянути приклади і вибрати найбільш підходящий для своєї задачі. Потім потрібно максимально адаптувати його під ту ситуацію, яка склалася у вас загальна концепції, але при цьому написати його заново для того, щоб заснувати свій стиль викладу і письма. Адже, можливо, вам вдасться донести інформацію краще, а саме спілкування зробити більш продуктивним і ефективним.

Вчіться і практикуйтеся! І ви за досить короткий період часу зможете створювати власні ділові листи!