В умовах виробництва нерідко виникає ситуація, коли один зі співробітників вирішує донести до свого керівництва ту чи іншу інформацію. Таке звернення, викладене в письмовому вигляді, носить назву «доповідна записка». Що це за документ і як правильно його скласти? Про це варто поговорити окремо.

Основні поняття

Будь-який працівник має право звертатися до свого безпосереднього керівника. Він може це робити як в усному, так і в письмовому вигляді. У першому випадку все зводиться до звичайній розмові, яка ні до чого не зобов'язує кожну із сторін. У другому звернення вже носить офіційний характер.

Подібна ділова папір носить назву «доповідна записка». Чим відрізняється такий документ від інших заяв на адресу керівництва? Суть питання закладена вже в самій його назві. Такий папір працівник становить для того, щоб доповісти про конкретну ситуацію або подію. Інформація може стосуватися окремої особистості, ділянки або виробництва в цілому. Залежно від того, кому вона спрямована, доповідна записка може ставитися як до внутрішніх, так і до зовнішніх документів. Перший варіант - це коли співробітник звертається до керівника будь-якого рівня в межах даного підприємства. А другий виходить в тому випадку, якщо він відправляє свою папір до вищої інстанції. Тоді, природно, він виходить на зовнішній рівень.

Суть проблеми

Як правило, доповідна записка складається з певною метою. Вона може бути написана для того, щоб:

  1. Виправити ситуацію, що склалася. Наприклад, у співробітника є факти того, що на підприємстві відбуваються дії, які заважають нормальному ходу робочого процесу. Він інформує про це своє керівництво з проханням вжити відповідних заходів.
  2. Захистити себе від несправедливості. Це буває тоді, коли людина, бачачи упереджене до себе ставлення, вирішує поставити до відома про це своє безпосереднє керівництво. Він це робить в пошуках допомоги і захисту.
  3. Поліпшити роботу. Іноді один із співробітників зауважує, що працівники інших відділів або структурних підрозділів роблять помилки, що призводять до зниження ефективності. Тоді він і звертається до керівника, щоб той допоміг навести порядок.
  4. Піти від небажаної відповідальності. Це буває в тому випадку, коли стався якийсь інцидент. Розповівши про нього начальству, співробітник створює сприятливі для себе умови, коли до нього не можуть пред'являтися будь-які претензії.

У кожному з перерахованих випадків працівник не просто доносить інформацію, а просить сприяння у вирішенні проблеми.

справедливе покарання

Трудова дисципліна передбачає сумлінне виконання громадянином своїх обов'язків в той час, коли він знаходиться на робочому місці. Крім того, він повинен дотримуватися прийнятого порядку і виконувати всі розпорядження і накази свого наймача. Але в житті не все буває так гладко. Часом дії співробітників розходяться із загальноприйнятими нормами. Безпосереднє начальство в цьому випадку вважає своїм обов'язком довести до відома про те, що відбувається керівництво підприємства. Результатом такого сигналу є доповідна записка про порушення трудової дисципліни.

Зазвичай в цьому документі справа стосується:

  1. Невиконання якихось конкретних розпоряджень.
  2. Невиконання безпосередніх функцій, що стосуються посади порушника.
  3. Порушення дисципліни праці. Тут маються на увазі випадки прогулів, запізнень, знаходження на своєму робочому місці в нетверезому стані та інші.
  4. Вчинення протиправних дій, які передбачають адміністративну або кримінальну відповідальність. В даному випадку мова йде про розкрадання, псування, розтраті і інші правопорушення.

У кожному з перерахованих випадків винний повинен буде понести заслужене покарання.

Автор документа

Найчастіше доповідна записка на співробітника складається його безпосереднім начальником. У ній він доносить до керівництва негативні моменти діяльності свого підлеглого.

Одночасно з цим в документі, як правило, міститься особиста оцінка автора. Разом зі своїм баченням проблеми він пропонує можливі шляхи її вирішення. Але останнє слово, звичайно ж, буде за керівником. Наприклад, працівник зробив прогул. В цьому випадку його начальник складає на ім'я директора документ, який, як правило, починається словами «доводжу до вашого відома». Потім докладно описує, коли відбулося порушення, і пропонує зі свого боку варіант покарання недбайливого співробітника. Так як подібна записка відноситься до документів внутрішнього користування, то оформляти її можна на звичайному чистому аркуші формату А4. Текст викладається в довільній формі. Його умовно можна розділити на дві частини. В одній міститься опис проблеми, а інша включає в себе зроблені з цього приводу висновки і конкретні пропозиції.

Окремий випадок порушення

Одним з видів порушення трудової дисципліни є невиконання співробітником завдання, яке йому було доручено начальником. Це може статися в тому випадку, якщо працівник забув, не зміг або просто проігнорував дане розпорядження.

Така дія кваліфікується як порушення дисципліни, і безпосереднім керівником складається доповідна записка про невиконання завдання. За таку провину людина повинна буде понести справедливе покарання. Але це станеться тільки після того, як він надасть свої пояснення щодо скоєного. Якщо причини, що спонукали працівника до подібних дій, здадуться переконливими, то він цілком може навіть уникнути покарання. Складніше вирішувати питання тоді, коли непослух співробітника приводить до негативних наслідків. Тут йому навряд чи вдасться залишитися в стороні. Особливо якщо в результаті такого упущення було завдано збитків або завдано серйозної шкоди. Покарання в цьому випадку буде визначатися, виходячи з відповідних нормативних актів.

Як скласти доповідну?

Керівник будь-якого рівня повинен знати, як пишеться доповідна записка. Зразок можна розглянути на конкретному прикладі. Припустимо, що якийсь співробітник не прийшов вчасно на роботу, а в цей час там на нього чекав відвідувач для підписання важливого контракту. Через кілька годин працівник все-таки з'явився, але час був упущений, і клієнт вже пішов. Такий вчинок містить в собі одночасно кілька порушень:

  • запізнення на роботу;
  • зрив призначеної зустрічі;
  • збиток, який нанесено підприємству непідписанням контракту.

Якщо змінити ситуацію не вдається, то начальник зобов'язаний проінформувати про це керівництво.

Подібний документ повинен виглядати наступним чином:

  1. Спочатку в правому верхньому кутку пишеться «шапка», в якій вказується, кому і від кого він спрямований.
  2. Далі по центру пишеться його назва.
  3. Нижче йде основний текст, в якому інформація розміщується в певному порядку. Спочатку йде опис ситуації, що сталася. Потім слід прохання допомогти в ній розібратися. Після цього робиться висновок на підставі всього викладеного. А на закінчення автор може висловити свої ідеї або пропозиції про те, як краще, на його думку, вийти з даної ситуації.
  4. У самому низу він ставить дату і підпис з повною розшифровкою Ф. І. О. та займаної посади.

Залежно від причини текст записки може носити чисто інформативний характер або вимагати втручання керівництва для наведення порядку.