Як свідчать дослідження, проведені різними рекрутинговими агентствами, професія «секретар» — одна з тих, що пов'язані з найбільшим числом переробок і необхідністю пристосовуватися до робочого графіку керівництва. До цієї ж групи належать водії та представники деяких інших спеціальностей.

Хто такий секретар?

Походить цей термін від латинського «секрет», так називали довірених осіб у Стародавньому Римі. І тоді, і пізніше (при царських дворах) це були виключно чоловіки, часом умудрявшиеся спритно пробратися до влади.

Жіночий вигляд дана професія знайшла вже в кінці Першої світової війни, з появою друкованої машинки і виникненням такої посади, як секретар-референт. У наші дні, з їх розвиненими технологіями, існують навіть віртуальні асистенти-секретарі. Так називають фірми або приватних осіб, які надають онлайн-послуги з написання електронних листів або прийому дзвінків за телефоном (перекладених) без фізичної присутності секретаря в офісі.

Що ж він робить?

У народі особистий секретар директора має стереотипний імідж — довгонога красуня, яка вміє в основному друкувати на комп'ютері, варити каву і відповідати на дзвінки. Деколи це відбивається в анекдотах не дуже пристойного змісту. Насправді ж професія «секретар», як і посаду референта у великій компанії, передбачає наявність досить серйозного багажу умінь, знань, а також певних робочих якостей. Справжньому представнику цієї професії ніяк не обійтися без організованості, старанності, пунктуальності та дипломатичності.

В обов'язки секретаря (секретаря-референта) входить знання всіх стосуються діловодства нормативних документів, документообігу, організації діловодства, структури управління, основ володіння оргтехнікою, правил охорони праці. Всі його численні права, обов'язки та види виконуваних робіт регламентує посадова інструкція. Вона — головний документ організаційно-правового характеру, що стосується діяльності такого працівника. Складати її в кожному конкретному випадку необхідно з усією відповідальністю.

Давайте ознайомимося з основними розділами цього документа.

Що свідчить інструкція, складена для секретаря-референта

Загальні положення її містять назву організації, вказують на безпосереднє начальство і називають того, кому належить заміщати секретаря у разі його відсутності. Там же ви знайдете вимоги, що пред'являються до стажу і кваліфікації працівника, та перелік усіх необхідних для роботи документів (правил, Гостів, кодексів та нормативних актів).

Функції, які покладаються на секретаря, наводяться у другому (однойменному) розділі. Сюди входить обов'язок готувати потрібні документи згідно з вказівками керівництва, реєструвати, приймати і відправляти кореспонденцію, організовувати і контролювати роботу адміністратора, вести документарне діловодство і багато іншого.

Більш докладно його діяльність розписана в наступному розділі — «Посадові обов'язки секретаря». Мова йде про збереження та обліку кореспонденції, видачі довідок щодо різної зареєстрованої документації, організації і підготовки службових нарад, копіювання та роздрукування, запис повідомлень для начальства, залишених у його відсутність та інформування його про них, забезпечення офісу компанії необхідними канцпринадлежностями.

У кожній організації обов'язки секретаря можуть мати свої особливості залежно від специфіки роботи. Його посаду може звучати як «секретар-діловод», що передбачає розширення кола основних обов'язків.

Про права секретаря

На що дано право секретареві? Як стверджує інструкція, йому дозволяється запитувати ті матеріали, які будуть потрібні в роботі, у різних підрозділах компанії, визначати порядок їх використання.

Ще — передавати виконавцям переглянуті документи безпосередньо крім керівництва, встановлювати черговість відвідувачів в приймальні і розподіляти телефонні дзвінки відповідно до їх важливості, вимагати від співробітників пояснень у разі дисциплінарних порушень.

Як і будь-який інший співробітник, особистий секретар керівника має право на трудову діяльність у відповідних для цього умовах, які повинні відповідати вимогам охорони праці і нормам безпеки.

За що відповідає секретар-референт?

На ньому лежить відповідальність за нерозголошення інформації, що є конфіденційною, за якість документації і своєчасну подачу її керівництву, відповідальне ставлення до документообігу, збереження майна і документів організації, тактовні відносини з керівництвом і співробітниками.

У наступному розділі посадової інструкції зазначено, які посадові стосунки і функціональні зв'язки, що існують між секретарем-референтом і різними структурами компанії. Як правило, в середній за розміром організації секретарю доводиться взаємодіяти з матеріально-технічних питань (забезпечення офісу канцтоварами) з відділом адміністративно-господарський, з питань документообігу — з іншими підрозділами і, звичайно ж, безпосередньо з керівництвом.

Оцінку діяльності секретаря ведуть за основним вибраними критеріями, що також регламентується відповідним розділом інструкції. В абсолютній більшості випадків такими критеріями виступають оперативність і старанність. Передбачаються і ситуації, в яких інструкція підлягає перегляду. Це може відбуватися при зміні його функцій та структури організації.

Підіб'ємо підсумки

При прийомі на роботу особа, яка призначається на цю посаду, знайомиться зі службовою інструкцією, в якій перераховані всі обов'язки секретаря. Нагадаємо коротко їх ще раз.

  • Прийом телефонних дзвінків для керівника.
  • Вся робота з документацією — сортування по важливості, оформлення, підготовка, отримання та розсилання, зберігання та систематизація.
  • Організація прийому відвідувачів.
  • Допомогу начальнику у плануванні графіка роботи, за необхідності — замовлення авіаквитків і бронювання готелю.
  • Підготовка та організація ділових переговорів.
  • Замовлення в офіс канцтоварів та інших потрібних дрібниць, іноді — продуктів.

Ознайомившись зі списком обов'язків, працівник розписується під інструкцією, також ставиться підпис керівника. Відзначимо, що в кожній організації можливий свій варіант інструкції, але жоден з них не повинен суперечити чинному законодавству або прийнятим нормам праці.

Функції секретаря суду

Специфіка роботи у кожній установі, як відомо, своя. Що, наприклад, робить секретар суду? У чому його обов'язки за посадою? Їх чимало:

  • оформлення обкладинок поточних справ
  • отримання у судових помічників позовів
  • підшивання документів та матеріалів справи
  • складання описів нових справ
  • нумерування сторінок
  • розсилка копій судових ухвал учасникам справ (сторонам)
  • надсилання копій ухвал суду конкретним особам за дорученням судді
  • інформування сторін про дати та терміни судових засідань.

Крім того

В обов'язки, які виконує секретар суду, крім іншого, входить:

  • вивішування списків судових справ на тиждень
  • перевірка явки сторін на засідання
  • ведення протоколу суду
  • контроль отримання та відправлення всіх документів, які фігурують у справі.

Секретарі повинні знайомити сторони з матеріалами справи, контролювати приходять поштою повідомлення, вручати розписки, повідомлення, копії актів та інші важливі папери. Вони вносять інформацію в журнали й картки, в комп'ютерну систему, друкують складені від руки акти, передають справи суддям на перевірку і забирають їх після неї, видають і підшивають виконавчі листи і виконують безліч інших справ за дорученням суддів.

Вимоги до секретаря суду

  • Документи повинні бути пронумеровані, підшиті.
  • Опис справ та інших документів складається окремо.
  • Нумеруються фотографії та конверти, у разі збою нумерація починається заново, старі номери підлягають закреслювання (не виправлення!).
  • Всі виправлення завіряються згідно з прийнятою формою.
  • Обкладинки справ оформляються із зазначенням найменування суду, номера і заголовка справи, імен сторін, дати початку і закінчення, кількості аркушів і терміну зберігання.
  • Опису виконуються вручну або на комп'ютері.

Що зобов'язаний робити секретар школи?

Часом зустрічаються оголошення «Потрібен секретар в школу». Що це за посада, і чим там належить займатися? Давайте дізнаємося.

Шкільний секретар — перший і найголовніший помічник директора. Йому доводиться виконувати всі доручення і вказівки начальства, що відносяться до функціонування навчального закладу.

В основні обов'язки входить процедура ведення справ з кадрових перестановок (звільнення, прийому) співробітників, надходженню і відрахування учнів. Його завдання — скласти документ, який директору треба завірити власним підписом. У разі необхідності секретарю доводиться збирати і відвозити підписані документи в потрібні терміни на розгляд у вищі органи управління.

До інших обов'язків шкільного секретаря відносяться прийом і донесення інформації до учнів та працівників установи. В разі відсутності на місці директора від секретаря потрібно зафіксувати повністю загальна кількість і зміст дзвінків, скарг та звернень відвідувачів, включаючи школярів молодших класів.

Додатково

Позначка, яку містить інструкція секретаря школи, свідчить: в обов'язки того ставиться також виконувати додаткові (інші) доручення. Що це означає?

Розшифровується це так: секретар директора школи повинен виконувати будь-які вказівки, крім особистих прохань. Це може бути, наприклад, виклик для бесіди учня або вчителя, відправка пошти, здійснення грошового переказу, придбання потрібного для школи інвентарю. Цей список практично невичерпний, тобто обов'язки секретаря в школі дуже і дуже великі.

Якщо в школі не передбачена посада бухгалтера, ведення фінансових питань також буває покладено на секретаря. У його завдання входить відправляти інформацію про зарплату, заповнювати табель, вносити потрібні корективи.

Допомога секретаря може знадобитися не тільки директор, а й будь-якому відвідувачу адміністратора. До нього звертаються, щоб роздрукувати текст, зробити ксерокопію документа і уточнити величезна кількість питань.

Якщо ви працюєте секретарем-референтом генерального директора

В даному випадку ви належите до числа фахівців, і приймати та звільняти вас буде сам директор, йому ж ви станете безпосередньо підкорятися. Щоб потрапити на цю посаду, ви повинні мати вищу (або як мінімум спеціальну середню) освіту, стаж на посаді від 1 року. Якщо стажу немає — свідоцтво про проходження курсів секретарів-референтів.

Ви зобов'язані бути компетентні в питаннях господарської і фінансової діяльності підприємства, перспектив його розвитку, організації документообігу і роботи управління, володіння комп'ютером та оргтехнікою, перекладу на іноземну мову виробничої документації, службової етики.

Функції і обов'язки

Вам належить узяти на себе всі довідково-інформаційне обслуговування, що стосується документації підприємства. А також організацію та контроль за веденням діловодства у філіях та відокремлених підрозділах компанії. Нічого дивного — ви ж не пересічний секретар-діловод. Повинні вміти документально обслуговувати і оперативно організовувати діяльність її керівництва та дорадчих органів. Якщо немає в наявності інспектора по персоналу — вести всю кадрову документацію та облік.

Секретарю-референту генерального директора потрібно готувати документи, необхідні для забезпечення фінансово-господарської діяльності всього підприємства, організовувати їх прийом, реєстрацію, облік, зберігання. Він контролює правильність підготовки, затвердження та погодження всієї подається на підпис керівництву підприємства документації. Вживає заходів до якісного своєчасного виконання доручень керівництва, доводить інформацію безпосередньо до виконавців, веде аналіз і видає висновки щодо доповідей та довідок, які направляються керівництву.

Крім того, у функції секретаря входить підтримання оперативного зв'язку з питань діяльності компанії з громадянами — фізичними особами та окремими організаціями (як державними, так і комерційними). Він же приймає відвідувачів, може вести кадрову діяльність — оформляти особові справи, накази, трудові книжки, договори (контракти), командировочную документацію та листки непрацездатності, вести табель та видавати довідки про зарплату.

І знову про права

Ця посада передбачає не тільки розширені обов'язки секретаря, але і відповідні їм права. Крім загальноприйнятих вони включають у себе право на запити потрібних матеріалів та інформації від будь-яких функціональних служб підприємства і вимоги пояснень причин затримок у виконанні завдань керівництва. Потім можна вимагати провести доопрацювання документів, підготовлених виконавцями з порушенням прийнятих правил згідно з ГОСТ 6.38-90 або ISO — міжнародні норми, оформлення документації.

Він має право на візування в рамках власної посадової компетенції документів, що стосуються діяльності з управління підприємством, внесення керівництву на розгляд особисті пропозиції по поліпшенню діяльності організації у сфері документообігу, застосуванню новітніх комп'ютерних технологій.

Має доступ до документів з грифом «Конфіденційно» і може здійснювати взаємодію з будь-якими працівниками і службами підприємства з метою контролю виконання рішень керівництва і надання того потрібної інформації.