Що це за документ - посадова інструкція? Наявний в кожному без винятку установі, він визначає функції, права та міру відповідальності працівника, що займає конкретну посаду. Інструкція необхідна для правильного розподілу службових обов'язків, своєчасного виконання трудового завдання, визначення робочих контактів співробітників і їхніх взаємин, організації рівномірного завантаження.

Звідки беруться інструкції

При розробці даного документа спираються на існуючу структуру організації, класифікаційний довідник, управлінські нормативи.

Розглянемо на прикладі професії офіс-менеджера, як складається посадова інструкція секретаря. Зразок її (як правило, типовий) має кілька розділів.

Перший - загальні положення. У першому розділі наводиться інформація про особу, приймати на роботу: хто саме може претендувати на цю посаду, кому секретар підпорядковується і чим йому належить керуватися в роботі, описуються його знання і вміння, а також хто буде заміщати його під час відсутності. Другий розділ присвячений функціональними обов'язками. Що ж наказує посадова інструкція секретаря?

Він контролює виконання іншими співробітниками розпоряджень і наказів керівника, організує засідання і наради, телефонні розмови свого безпосереднього боса, приймає відвідувачів, реєструє кореспонденцію.

Це загальні функції - їх виконує будь-секретар. Вони можуть розширюватися в залежності від специфіки підприємства, про що ми поговоримо нижче.

Інші пункти і розділи

Розділ «Посадові обов'язки» детально розписує всі подробиці діяльності. Його зміст випливає з попереднього.

У пункті «Права» посадова інструкція секретаря пояснює, на що той може претендувати. Це: оптимізація трудового процесу, можливість використання необхідних документів або інформації для роботи, підвищення професійного рівня.

Останній пункт «Відповідальність» розписує, за що саме відповідає секретар перед роботодавцем. Цей розділ, як і попередній, зазвичай стандартний для більшості подібних інструкцій.

А детальніше?

Чим же конкретно займається даний працівник? Розглянемо, який функціонал містить типова посадова інструкція секретаря керівника.

Він організовує і забезпечує з технічної точки зору розпорядчудіяльність керівника. Приймає вхідну кореспонденцію, передає конкретним співробітникам або в структурні підрозділи.

Здійснює діловодство, виконує на комп'ютері різні операції для збору і обробки інформації, потрібної для прийняття рішень.

Посадова інструкція секретаря-референта передбачає безліч різноманітних обов'язків. Він приймає заяви і готує документи на підпис керівнику, підбирає потрібні тому в роботі матеріали. Контролює правильність оформлення і виробляє редагування проектів документів, організовує телефонні переговори начальника, фіксує інформацію в його відсутність, передає і приймає її по факсу, копіює документи на ксерокопіювальних апараті, одержує і відправляє телефонограми.

Посадова інструкція секретаря-референта на увазі статус грамотного і компетентного помічника, який готує запити і листи за дорученням керівника, становить відповіді на них.

І це не все.

Секретар також планує і організовує наради і засідання, що проводяться начальством, для чого збирає необхідні матеріали, оповіщає учасників про порядок заходу, його дату, а також оформляє протоколи.

Він контролює виконання працівниками розпоряджень і наказів точно і в строк, веде реєстраційну картотеку. Посадова інструкція секретаря, крім іншого, зобов'язує його забезпечувати керівника на робочому місці оргтехнікою та канцелярським приладдям.

Він друкує службові матеріали, веде банк даних поточної інформації. Керує прийомом відвідувачів, допомагає в оперативному розгляді прохань та інших питань. Оформляє справи, здає в архів, контролює їх збереження.

Режим роботи його встановлюється згідно з правилами трудового розпорядку організації. Посадова інструкція секретаря керівника зобов'язує його і службові відрядження в разі виробничої необхідності.

Поговоримо про права та відповідальність

Права секретаря в організації припускають можливість вимоги від керівництва нормальних умов роботи, сприяння у виконанні службових обов'язків, інформаційної підтримки - він може запитувати будь-які потрібні йому в роботі документи.

Він має право підвищувати власну кваліфікацію, знати про підготовлювані рішеннях керівництва щодо його діяльності, висувати пропозиції і ставити запитання.

Секретарю надається право підписувати довідкові та інформаційні документи в межах своєї компетентності.

Як і будь-який працівник, він відповідає за власне невиконання трудових обов'язків згідно ТК РФ, за вчинені в період діяльності правопорушення, за нанесення матеріального збитку.

Якщо права і міра відповідальності прийнятих на дану посаду в різні установи досить схожі, то функціонал секретарів, як уже було сказано, може значно відрізнятися. Розглянемо ці відмінності на прикладі обов'язків інших представників даної посади.

Посадова інструкція секретаря навчальної частини

Даний фахівець вважається технічним виконавцем. Для призначення на посаду йому потрібна вищу професійну або середню спеціальну освіту. Що саме повинен робити секретар навчальної частини?

Як і будь-який секретар, він зобов'язаний грамотно вести діловодство, бути знайомим з керівництвом всіх підрозділів установи, вміти користуватися диктофонами, приймально-переговорними пристроями, магнітофонами. Дотримуватися стандартів системи ділової документації і правила трудового розпорядку, а також охорони праці та ТБ.

Обов'язки секретаря навчальної частини

Посадова інструкція секретаря в навчальному закладі має свою специфіку. Він веде протоколи засідань приймальної комісії, оформляє особові справи учнів (студентів). Видає і вписує необхідні відомості в студентські квитки і книжки успішності, заповнює книги обліку видачі дипломів і їх дублікатів, посвідчень, реєстри навчаються за алфавітом.

Враховує години викладацької роботи та студентської відвідуваності, готує навчальні журнали, накази з руху контингенту. Отримує за заявками обліково-звітну документацію, обробляє особисті справи учнів і здає в архів.

Його діяльність відбувається в тісному контакті з завідувачами відділеннями, викладачами, бухгалтерією установи освіти.

А що робить шкільний секретар?

Посадова інструкція секретаря школи свідчить, що даний працівник приймається і звільняється безпосередньо директором, освіту повинен мати середню професійну або ж загальне зі спеціальною підготовкою по необхідної програмі.

У своїй діяльності керується нормативними документами з діловодства, трудового законодавства, інструкцією по веденню трудових книжок, нормами охорони праці, статутом школи і власної інструкцією.

Володіє грамотної письмовою мовою, вміє працювати на оргтехніки.

Основні напрямки роботи

Посадова інструкція секретаря-діловода школи перераховує їх досить докладно. Він обслуговує діяльність директора школи і заступників, веде діловодство, збирає відомості про працівників школи і учнів. Організовує для директора телефонні переговори, прийом і передачу факсів, телефонограм, записує повідомлення в відсутність директора.

Секрктарь організовує засідання шкільної ради, загальні збори співробітників, опікунської і педагогічного рад, які проводить директор нарад. Для цього він збирає і готує необхідні матеріали, оповіщає запрошених про захід, реєструє учасників. Оформляє підсумкові протоколи.

Додаткові завдання

Як і будь-який секретар, він забезпечує директора канцприладдя та засобами оргтехніки, створює шефу умови для ефективної роботи. Передає і приймає інформацію, друкує документи і матеріали.

Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, в покладений термін здає в архів. Приймає кореспонденцію, систематизує в порядку, прийнятому в школі, передає від директора призначеним виконавцям, стежить за виконанням, відправляє кореспонденцію.

Приймає заяви та документи співробітників, учнів, батьків. Організовує прийом, оптимальну черговість прохань і пропозицій.

Посадова інструкція секретаря-діловода в школі, як правило, передбачає ненормований робочий режим, прив'язаний до навчального графіку роботи, але виходить з тривалості робочого тижня в 40 годин. У процесі роботи він взаємодіє з адміністрацією, педагогічним і обслуговуючим персоналом.

Посадова інструкція секретаря судового засідання

Тут також присутні свої специфічні особливості. Секретар суду в своїй роботі виходить із завдання забезпечити безперебійне функціонування судового апарату. Йому доводиться виконувати велику кількість необхідної рутинної роботи, пов'язаної з прийомом громадян, підготовкою листів, запитів, виписок і повісток, викликом свідків і учасників процесу.

Він становить і розміщує для ознайомлення списки справ, які будуть розглянуті на засіданні, перевіряє повідомлення про повідомлення, вручає копії висновків, перевіряє явку викликаних на засідання осіб, зазначає час їх присутності в суді в повістках.

Крім того, секретар оформляє документи викликаним потерпілим і свідкам на оплату проїзду, за клопотаннями доводить до учасників процесу зміст судового протоколу, оформляє справи після закінчення розгляду (адміністративні, кримінальні та цивільні), веде журнал обліку.

Непроста професія

Його обов'язок також - готувати копії судових документів, оформляти і передавати виконавчі листи, інші матеріали в зв'язку з виконанням вироку, а також в порядку окремого судового доручення.

Посадова інструкція секретаря суду передбачає достатній рівень кваліфікації для виконання обов'язків. Йому доводиться дотримуватися певні заборони і обмеження, характерні для цивільної служби, норми службової поведінки службовців.

Які знання і навички потрібні секретарю суду?

Перш за все юридичні. Службова посадова інструкція секретаря суду висуває вимогу знати безліч законів, починаючи від Конституції і Трудового кодексу до затверджених в його суб'єкті РФ інструкцій з діловодства.

Більшість з них відноситься до судочинства і діяльності органів влади. Крім них потрібно знати основи взаємодії зі структурами управління і різними організаціями, діловодство, граматичні норми російської мови, тонкощі ділового стилю в письмовій та усній мові, правила коректури і редагування.

Сюди ж відноситься базовий рівень вимог до кваліфікації в галузі інформаційних технологій, знання документообігу та питань інформаційної безпеки.

І багато-багато іншого.

Секретарю необхідні навики планування робочого дня, аналізу одержаної інформації та її систематизації, підготовки аналітичних матеріалів та ведення конструктивного діалогу.

У своїй діяльності йому потрібно вміти працювати з периферійними комп'ютерними пристроями і мережею Інтернет, користуватися електронною поштою, електронними таблицями і текстовими редакторами, готувати презентації і т.д.

Як ми бачимо, посадова інструкція секретаря-друкарки за минулі десятиліття зазнала докорінних змін і в наші дні включає в себе безліч нових вимог технічного та інформаційного характеру. Сучасний секретар зобов'язаний бути не тільки уважним і виконавчим співробітником, а й іти в ногу зі століттям, використовуючи новітні розробки у своїй професійній області.