Посадові обов'язки секретаря представляють собою основну частину інструкції з виконання робочої діяльності для позначеної трудової позиції. Крім переліку певних рекомендацій, обов'язкових до виконання, подібний документ містить відомості про вимоги, права, зоні відповідальності секретаря, а також загальних трудових положеннях. Не слід вважати, що така професійна позиція є простою і не вимагає врахування певних нюансів.

загальні обов'язки

Для початку необхідно розібрати, в чому полягають класичні, уніфіковані посадові обов'язки секретаря. Коротенько їх можна звести до наступних обов'язковим рекомендацій:

  • Забезпечення адміністративної діяльності керівної ланки.
  • Прийом і перерозподіл кореспонденції, обробка, підготовка і відправка відповідей на отримані листи в міру необхідності.
  • Забезпечення діловодства, збір і обробка необхідної інформації для керівної ланки.
  • Прийом документів від співробітників для передачі начальству на підпис та ознайомлення.
  • Підготовка нарад і ведення їх протоколу.
  • Закупівля канцелярії та іншої необхідної для забезпечення нормальної робочої діяльності продукції.
  • Організація прийому співробітників та інших відвідувачів.
  • Виконання низки доручень.

Вимоги до знань

Обов'язки працівника можуть незначно відрізнятися в залежності від його основної спеціалізації. Однак незалежно від неї знання в наступних областях для даної посади будуть не зайвими і вельми корисними:

  • Основи трудового та адміністративного законодавства.
  • Загальні норми етики і ділового етикету.
  • Основи діловодства.
  • Техніка безпеки.
  • Правила роботи з обчислювальною та приймально-переговорної, а також оргтехнікою.
  • Охорона праці.
  • Вимоги до ведення ділової переписки.

Крім іншого, виконувати посадові обов'язки секретаря належним чином неможливо без знання внутрішніх основ діяльності підприємства, розпорядку діяльності, нормативних документів і багато чого іншого.

Обов'язки помічника керівника

Посадові обов'язки секретаря керівника мало чим відрізняються від загальних вимог, наведених вище. Він також приймає і передає кореспонденцію, займається копіюванням та архівуванням документів, контролює доведення розпоряджень керівника до відповідальних осіб, веде необхідну діловодство, забезпечує закупівлю першочергових товарів. Крім іншого, такий фахівець повинен вміти займатися:

  • забезпеченням адміністративної, а також розпорядчої діяльності;
  • збором і обробкою, а потім і наданням інформації за запитом вищого ланки;
  • організацією телефонних і особистих переговорів;
  • складанням ділових листів;
  • створенням умов для підвищення ефективності роботи керівника та багатьом іншим.

Як правило, такі посадові обов'язки секретаря керівника можуть виконувати особи, які мають вищу, а також середню професійну освіту. В останньому випадку значною перевагою є наявність стажу роботи за професією від 2 років.

права секретаря

Необхідно пам'ятати про те, що не тільки посадові обов'язки секретаря визначають його роботу, співробітник, безумовно, володіє певними правами. Так, до них можна віднести можливість ознайомлення з робочими проектами і право внесення раціональних пропозицій в рамках своєї службової інструкції. Крім того, при виявленні недоліків у межах своєї компетенції секретар вправі звернути увагу керівника на дані аспекти.

Вимоги до діяльності діловода

Посадові обов'язки секретаря-діловода, як правило, не дуже відрізняються від тих, що були описані вище. При цьому помічник керівника в першу чергу повинен забезпечувати діяльність безпосередньо начальства, в той час як діловод здебільшого зосереджений на паперовій роботі. В інструкцію його трудової діяльності обов'язково повинні увійти такі аспекти, як:

  • Обробка надійшла кореспонденції, складання і відправка відповідей.
  • Контроль за виконанням наказів і розпоряджень.
  • Перевірка коректності оформлення внутрішньої документації.
  • Реєстрація, облік, зберігання документів.

Вимоги до діяльності судового секретаря

Куди більш значні зміни містять посадові обов'язки секретаря судового засідання. Як правило, ці фахівці займаються безпосередньо веденням і фіксацією засідань у суді. Крім того, вони готують листи, запити та інші документи, що можуть здійснювати виклик осіб, які беруть участь у судових дебатах. Подібна активна робота може виконуватися особою як з вищим, так і з неповною вищою освітою, без відповідного досвіду роботи. Як правило, цю позицію обирають молоді люди і дівчата, охочі набратися досвіду в судовій сфері й надалі продовжити свою кар'єру в області юриспруденції.

Деяким може здатися, що подібна вакансія не вимагає спеціальних знань і умінь, тому підійде багатьом, проте це не зовсім так. Чим же ще займається секретар суду? Посадові обов'язки його мають на увазі:

  • Дотримання Конституції, Федеральних законів і будь-яких інших нормативно-правових актів і розпоряджень.
  • Виконання доручень судді або інших уповноважених осіб.
  • Взаємодія з іншими співробітниками судової структури для вирішення питань, що належать до компетенції секретаря.

Загальні відомості

Посадові обов'язки секретаря-діловода, помічника керівника і співробітників суду регулюються спеціальним документом, що має назву посадовою інструкцією. Наявність її в будь-якій компанії є обов'язковим, адже саме згідно із зазначеним переліком правил співробітник розуміє, які дії він повинен виконувати, а які ні. Розробляється і складається такий документ за участю керівного складу і в обов'язковому порядку містить такі підрозділи, як загальні положення, права і обов'язки, зона відповідальності, взаємовідносини співробітників всередині фірми, а також необхідні додатки.