Основний обов'язок вищої ланки управління компанії полягає в створенні стратегії, визначенні цілей і завдань підприємства. Реалізація ж цих цілей покладається на плечі співробітників зі структурних підрозділів. Розвиток компанії може знаходитися під загрозою, якщо обмін інформацією між співробітниками і керівництвом здійснюється погано. В основному це відбувається через інформаційну перевантаженість керівництва і неможливості раціонально оцінювати ситуацію на робочих позиціях. Це, в свою чергу, впливає на якість контролю за діями персоналу і здійсненням стратегії.

Вплив КПЕ на компанію

Якщо конкретні стратегічні цілі у персоналу відсутні, а також немає достатньої мотивації, це призводить до того, що співробітники не мають можливості визначити правильний курс і не здатні діяти на благо розвитку компанії. Дана нестикування часто призводить до марнотратства ресурсів компанії на здійснення завдань, які є другорядними. Такі проблеми виникають досить часто, і страждають від них багато підприємств по всьому світу.

Самодостатньою стратегію підприємства назвати складно. Прагнення керівництва полягають в досягненні цілей за допомогою постановки завдань для персоналу, а також якісного контролю за якістю виконуваних робіт. У ланцюзі елементів, які необхідні для реалізації цих цілей, що представляють собою цикл управління, знаходяться два елементи:

  1. Керівництво - персонал. На цьому етапі керівництво визначає завдання, доводить їх до персоналу у вигляді конкретних установок, і контролює цей процес, використовуючи інформацію, яку надають співробітники. Після чого, в разі необхідності, завдання коригується і доводиться до відома працівників.
  2. Персонал - керівництво. Працівники отримують певну задачу, необхідну для компанії, починають її реалізацію і повідомляють керівництву про те, наскільки успішно вона реалізована. Далі співробітники отримують інформацію від керівництва про правильність своїх дій і, в разі необхідності, коригують їх.

Саме тому багатьох сучасних підприємців цікавить KPI (ключові показники ефективності), що це таке і чим може допомогти в управлінні. Адже слабка ланка в показаної вище ланцюга - це, власне, зв'язок між керівництвом і персоналом. Якщо в її роботі відбуваються збої, то рішення будуть прийматися з урахуванням інформації, яка неповноцінна. На думку деяких керівників, гарантія правильності прийнятих ними рішень залежить від кількості зібраної інформації. Але в даному випадку це хибна думка, так як збільшується час на оцінку інформації, та й її кількість зовсім не відповідає за її якість.

Інструменти управління

Будь-яке керівництво потребує інструменті, що дозволяє отримувати для прийняття рішень якісну і адекватну інформацію. Західні компанії вже давно використовують для цього ключові показники ефективності компанії та систему збалансованих показників.

Під КПЕ розглядають систему показників (фінансових і нефінансових), які мають вплив на якісне і кількісне зміна результату роботи персоналу або результату, який очікується. Вона включає в себе коефіцієнти кожного підконтрольного об'єкта, а також методику їх оцінки. Це дозволяє зосередитися на досягненні стратегічних цілей, базуючись на оцінці ефективності роботи організації.

Оцінка ключових показників ефективності є саме тим інструментом, який може показати, наскільки якісно проводиться управління по відношенню до результатів щодо поставлених цілей з урахуванням вартості і позиції компанії на ринку. Варто мати на увазі, що даний інструмент здатний полегшити процес прийняття рішень керівництвом завдяки повноцінної та якісної інформації, але він не може вирішувати серйозні систематичні проблеми організації. Така методика не надає готових рішень, вона лише виявляє область, в якій виникає проблема.

Перехід на нові методи прогресивного управління компанією обґрунтовується тим, що старі методи, що включають в себе нарощування масштабів і темпів виробництва, а також підвищення якості продукції, не створюють необхідну конкурентоспроможність. Завдяки сучасним інструментам управління, організація може швидко зреагувати на будь-яка зміна, що відбувається на ринку.

Основне завдання, яке переслідує система ключових показників ефективності спільно зі збалансованими показниками, полягає в тому, щоб перевести компанію в комплексний набір необхідних показників, спроможних викласти основні елементи управління і вимірювання. Завдяки цьому набору формується стратегія організації, яка здатна включити в себе всі необхідні якісні та кількісні характеристики, щоб своєчасно проінформувати робочих про фактори, які впливають на справжній і майбутній успіх. Сформулювавши результати, які слід досягти, організація не просто визначає мету, а й працює над умовами, що дозволяє якісніше і швидше прийти до її реалізації.

Важлива не кількість інформації, а її об'єктивність, точність і актуальність, щоб правильно провести всі необхідні розрахунки. Концепція збалансованих показників полягає в тому, що для успіху стратегії не вистачає традиційних фінансово-економічних показників. Щоб вирішити завдання, потрібно якісніше збалансувати ключові показники ефективності діяльності з урахуванням різних площин, щоб могли ми провадити контроль над факторами, що мають вплив на ці показники. Не варто звертати багато уваги на минулі досягнення, варто проводити оцінку майбутніх результатів. Якщо орієнтувати показники тільки на одну сферу діяльності, але це, безсумнівно, негативно позначиться на кінцевому результаті.

Впровадження системи

Для впровадження системи на підприємство існують певні етапи, які слід виконувати послідовно. Порушення цієї послідовності може негативно відбитися на кінцевому результаті.

Перший етап - формування стратегії

В чітко сформульованої стратегії повинні бути описані основні кроки, що дозволяють досягти бажаних результатів і поставлених цілей. Її потрібно розбити на конкретні ініціативи, де будуть виділені завдання для окремих підрозділів співробітників. Завдяки цьому відбувається значна економія не тільки коштів, але й часу.

Другий етап - визначення ключових факторів

Тут слід визначити найважливіші фактори, а точніше, параметри аспектів господарської та економічної діяльності, що мають вплив на реалізацію поставлених завдань і здійснення стратегії. Ці фактори значно відбиваються на успіх.

Третій етап - ключові показники ефективності

Тут визначають заходи, необхідні для того, щоб стратегія успішно реалізовувалася. Як інструмент для їх визначення використовується КПЕ. Варто виділити лише найчутливіші з них, при цьому не використовуючи другорядних показників. Вони повинні бути стимулюючими для персоналу. Серед основних вимог до системи ключових показників ефективності слід виділити:

  • Чіткі обмеження кількості показників.
  • Вони повинні бути єдиними для всієї компанії.
  • Можливість отримання цифрового формату показника.
  • Він повинен бути безпосередньо пов'язаний з факторами, що впливають на успіх.
  • Показники повинні стимулювати співробітників виконувати цілі, необхідні для організації.

Ключові показники ефективності: приклади

Візьмемо, як приклад, цех капітального ремонту свердловин (КРС). Стратегічним завданням для цієї організації буде підвищення рівня видобутку продукту, що буде виражатися в дебеті свердловин і зменшенні факторів, що провокують втрату продукту і зниження його собівартості. У зв'язку з цим КПЕ варто встановити таке, щоб воно відображало не тільки цілі самої компанії, але і зачіпало питання щодо конкретного підрозділу. Якщо проводити ремонт, то відбувається зупинка роботи свердловини, отже, варто враховувати витрати, викликані зупинкою.

Структура, яку мають ключові показники ефективності з даного підрозділу, може мати таку структуру:

  • Час простою свердловин (упущені можливості видобутку).
  • Розрахунок середньої тривалості ремонтних робіт (в співвідношенні фактичні та планові).
  • Розрахунок кожної питомої ціни за тонну (в співвідношенні фактична і планова).
  • Розрахунок того, скільки проведено ремонтів (в співвідношенні фактичних і планових).
  • Витрати на ремонт (фактичні та планові).

Таким чином, використовуючи KPI (ключові показники ефективності), приклади яких розглянуті вище, йдеться заохочення співробітників за скорочення витрат і збільшення видобутку нафти. Це не тільки відповідає загальним цілям компанії, а й впливає на якість роботи конкретного підрозділу.

Четвертий етап - робота зі збалансованою системою показників

Даний етап передбачає розробку узагальненої системи, що включає в себе фінансові та нефінансові показники. Тут враховується і об'єкт контролю, і оцінка факторів, що впливають на загальну картину ефективності роботи підприємства.

П'ятий етап - підбір технічного рішення для впровадження інструменту

На цьому етапі визначають джерело даних, за допомогою якого будуть наповнюватися показники, він повинен задовольняти всі умови надійності одержуваної інформації. Необхідно попередньо створити стратегію, що дозволяє впровадити новий інструмент управління. Визначитися з цілями, з огляду на, наскільки позитивно вони відіб'ються на стані компанії. Також необхідно налаштувати інформаційний потік, щоб правильно розраховувати всі показники. Є ще багато моментів, необхідних для реалізації основних цілей і завдань організації, з якими допоможуть впоратися ключові показники ефективності.