Робота будь-якої компанії, в якій використовуються автомобілі або ж будь-які інші транспортні засоби, в будь-якому випадку обумовлюється необхідністю витрат на їх експлуатацію, і зокрема це стосується різних паливно-мастильних матеріалів. Саме з цієї причини в таких компаніях завжди присутній фахівець, який розуміє норми витрат ПММ і їх детальний розрахунок.

Зі збільшенням вартості ПММ керівники переважної більшості компаній починають все більше і більше часто шукати відповіді на ряд важливих питань. Зокрема, багато хто починає освоювати норми витрат ПММ, а також намагаються шукати інструменти, які надавали б можливість не тільки детально контролювати витрату палива, але, крім усього іншого, також мінімізувати витрати на це, зберігши при цьому ефективність роботи всієї компанії.

Можливість нормування

Нормування витрат являє собою порівняння нормативних витрат на різні паливно-мастильні матеріали з тими витратами, які були фактично списані.

Є дві основні технології того, яким чином списуються ПММ:

  • На базі інформації про фактично використаному паливі. При цьому варто відзначити, що, якщо ви збираєтеся враховувати норми витрати ПММ, в спеціалізованому акті повинні детально підтверджуватися залишки бензину в баках.
  • У відповідності з нормами витрати, які затверджуються керівником компанії, враховуючи марку і модель використовуваних автомобілів, ступінь зносу кожного з них, а також особливості умов роботи. Також варто відзначити, що при списанні використовуються і норми витрати ПММ, які встановлюються розпорядженням Міністерства транспорту РФ.

Як краще?

Звичайно, набагато простіше просто використовувати норми, а також поправочні коефіцієнти, які пропонує Мінтранс, але багато хто воліє розробляти власні норми для організації. У переважній більшості випадків власними нормами користуються ті компанії, в яких присутня досить велика кількість різних транспортних засобів, так як процес розробки є далеко не таким простим, як це може здатися на перший погляд. Здійснюється він у такий спосіб:

  • Спочатку керівник видає наказ про те, що потрібно буде провести заміри витрати палива по кожному з маршрутів у різних умовах.
  • Оформляються результати проведених вимірів актами по кожному окремому автомобілю.
  • Повністю затверджуються внутрішні норми, які заносяться до Положення про контроль над витратою бензину або інших видів ПММ.

Для того щоб при цьому ви могли повністю виключити будь-які питання з боку податкових служб, вам потрібно буде підтвердити, що ті норми, які приймаються у вашій обліковій політиці, цілком враховують реальні транспортні умови, а також технічний стан використовуваних транспортних засобів. Адже просто надання докладних розрахунків витрати ПММ за кожним автомобілем буде цілком достатньо для того, щоб перевіряючі не сумнівалися в тому, що подібні витрати є обгрунтованими. В інших же випадках пропонує Мінтранс норми витрат ПММ, які можна буде використовувати в своїй роботі.

Що потрібно враховувати?

Для того щоб списати певну статтю витрат на ПММ, вам потрібно буде обгрунтувати ці витрати з економічної точки зору. Податківці під цим передбачають ситуацію, при якій фактичні витрати відповідає нормам витрати палива, які були затверджені в даній компанії. При цьому варто відзначити той факт, що такий принцип працює не тільки в разі загальної, а й зі спрощеною системою оподаткування.

Допомога Мінтрансу

Також пропонує свої особливості Мінтранс. Норми витрат ПММ передбачають можливість підвищеної витрати в наступних умовах:

  • У зимовий період – від 5 % до 20 % в залежності від певних кліматичних особливостей регіону.
  • На дорогах загального користування, прокладених в гірській місцевості, – до 20 % залежно від рівня висоти над морем.
  • На дорогах загального користування, які зведені зі складним планом, – до 30 % в залежності від категорії траси.
  • У міських умовах – до 25 % в залежності від населення міста.
  • У разі занадто частих технологічних зупинок, пов'язаних з необхідністю навантаження або вивантаження, – до 10 %.
  • При проведенні транспортування надто важких, великих чи небезпечних вантажів, а також товарів, які є крихкими і повинні транспортуватися при зниженій швидкості, – до 35 %.
  • У разі використання кондиціонера або ж спеціалізованої системи «клімат-контроль» в процесі руху – до 7 %.

Таким чином, для того щоб забезпечити нормальне регулювання витрат ПММ, потрібно буде встановити різні режими його застосування в залежності від того, за яких умов експлуатується даний автомобіль.

На сьогоднішній день при виконанні практично будь-яких бізнес-процесів можна використовувати спеціалізоване програмне забезпечення, особливо якщо ви хочете отримати максимально ефективний результат, приклавши до нього можливий мінімум зусиль.

Зокрема, якщо ви експлуатуєте автомобіль, норми витрат ПММ можна буде враховувати за допомогою стандартного Excel. Але якщо ж ви хочете забезпечити максимально зручний облік і контроль, то в такому випадку потрібно буде використовувати вже спеціалізоване програмне забезпечення. За допомогою таких утиліт ви зможете повністю автоматично враховувати витрати електроенергії і надходження паливно-мастильних матеріалів по транспортним засобам і автомобілів, а також забезпечити максимальний контроль відхилень фактичних витрат від тих, які були встановлені відповідно до нормативних правилами.

Що робити у випадку перевитрати?

Ведення звітності є актуальним тільки в тому випадку, якщо ви можете порівняти дані з будь-якими попередніми або подальшими показниками. Якщо ви виявили, що факт витрачання палива істотно перевищує норми витрат ПММ тракторами або іншими присутніми у вас транспортними засобами, то в такому випадку вам потрібно буде детально проаналізувати всі можливі причини, після чого прийняти відповідне рішення.

Перевитрата – не завжди злодійство

Не варто забувати про те, що наявність підвищеної витрати далеко не завжди говорить про те, що є присутнім нелегальна витік палива у вашій компанії. У деяких випадках дійсно потрібно вжити певних заходів, спрямованих на те, щоб змінити норми витрат ПММ. КАМАЗ, КРАЗ та інші вантажівки можуть витрачати різну кількість палива в залежності від свого стану або ж зміни умов роботи, тому при виникненні таких проблем іноді є сенс переглянути використовувані норми. Крім усього іншого, на витрати можуть впливати і інші фактори, такі як особливості дороги при транспортуванні, завантаженість автомобіля при експлуатації і багато іншого.

Як визначити?

В обов'язковому порядку ви повинні домогтися від водія пояснювальній про те, чому саме виник перевитрату, після чого вже приймається рішення про те, чи потрібно буде його враховувати в процесі оподаткування прибутку або ж, можливо, потрібно буде списати його за рахунок власних коштів компанії. Якщо ж ви визначили, що витрата все-таки був недобросовісним, то в такому випадку необхідно буде, звичайно ж, списати цю суму з водія.

Таким чином, кожна компанія самостійно здійснює розрахунок норм витрат ПММ як еталон, відповідно до якого буде визначатися перевитрата або ж економія. Звичайно, можна завжди списати ПММ в розмірі фактичних витрат, однак назвати обґрунтованими ці витрати можна тільки в тому випадку, якщо вони знаходяться в межах норм, встановлених обліковою політикою компанії.

Порядок списання повинен бути прописаний

Вам слід в обов'язковому порядку визначитися з тим, яким чином ви збираєтеся вести облік купленого палива. У переважній більшості випадків водії повністю самостійно купують бензин на станціях, і на це їм виділяється певна сума підзвітних коштів. Після того як водієм буде надано авансовий звіт, до якого будуть включені чеки АЗС, ви пріходуете бензин.

Другий варіант: відповідно до договору з певною мережею АЗС компанія буде оплачувати отриманий бензин безготівковими шляхами. Таким чином, в кінці кожного місяця вам буде надаватися детальна інформація щодо того, яка кількість бензину і за якою ціною було відпущено різним співробітникам за наданими ними талонах або ж паливними картками. Такий бензин вами також оприбутковується. Для того щоб враховувати паливо, рекомендується виділити спеціалізований рахунок.

Списання бензину - важливий момент

Наступний момент, який вам в обов'язковому порядку слід прописати в обраній вами облікову політику, - це списання ПММ. У переважній більшості випадків норми витрат ПММ (РФ) передбачають списання витраченого палива в бухгалтерському рахунку на загальногосподарські витрати, витрати на продаж, а також основне виробництво, і в даному випадку вибір вже буде залежати безпосередньо від того, якою діяльністю займається ваша організація, а також яким саме транспортом здійснюється витрата палива.

Шляхові листи – обов'язковий елемент роботи водіїв

Бензин повинен списуватися на основі інформації, наданої в дорожніх листах. Саме це ті первинні документи, які повинні заповнюватися водіями і за якими спочатку визначається, чи дотримуються норми витрат ПММ. Мінтранс РФ передбачає зазначення в цих листах кілометражу, маршруту, а також обсягу палива в баку на момент початку і кінця поїздки. Різниця між цими параметрами і буде являти собою фактичні витрати палива, який повинен бути списаний. Списувати його слід відповідно до фактичної собівартістю, середньою ціною або ж за технологією ФІФО, при цьому обрана технологія також повинна прописуватися в вашій обліковій політиці. Варто відзначити, що в даному випадку метод може бути відмінним від того, яким чином ви списуєте інші види матеріалів.

Для оподаткування

У процесі розрахунку податку на прибуток ціна використаних вами паливно-мастильних матеріалів може прописуватися в матеріальних витратах або ж відноситься на інші витрати, необхідні для утримання використовуваного вами службового транспорту. У жодній з відповідних статей Податкового кодексу не йдеться про те, що витрати на бензин в обов'язковому порядку повинні бути нормованими або ж повинні використовуватися норми витрати палива, внаслідок чого ви можете списувати їх в обсязі фактичних витрат.

Однак при цьому ви повинні розуміти, що витрати повинні мати певну економічну обґрунтованість, і саме для того, щоб ви могли більш ефективно контролювати кількість витрат, фінансовим відомством рекомендується до використання таблиця норм витрат ПММ.

Саме з цієї причини спочатку вам слід в податковій облікову політику повністю прописати, з якої конкретної статті ви збираєтеся вести облік палива - за матеріальними витратами або ж будь-яким іншим, а також написати, яким чином ви забезпечуєте контроль треба обгрунтованістю витрат ПММ.

Використовувати норми?

Як говорилося вище, Мінтранс РФ затвердив певні норми витрат ПММ для певних марок автомобілів, але при цьому ви повинні розуміти, що такі норми готувалися відповідно до ідеальних дорожніми умовами, що просто неприйнятно в умовах вітчизняних доріг. Іншими словами, ці норми розраховувалися при використанні абсолютно прямий траси, а також якісного дорожнього покриття при мінімальній кількості поворотів і світлофорів, відсутність пробок і помірній температурі повітря. Цілком природно, що в умовах наших доріг подібна транспортування неможлива в принципі.

Саме тому ви повинні розуміти, що якщо ваші автомобілі пересуваються по місту на невеликій швидкості, та ще й транспортують вантаж при високій або ж, навпаки, низькій температурі повітря, то в цьому випадку витрата палива буде значно перевищувати пропоновані норми і вам потрібно буде постійно коригувати базові орієнтири.

Якщо ж мова йде про експлуатацію військових автомобілів, то там використання норм є обов'язковим. Зокрема, в обов'язковому порядку враховується наказ № 65, норми витрат ПММ в якому розписані гранично докладно.

Нижче представлена ​​коротка таблиця для найбільш поширених вантажівок (кількість літрів на 100 км):