Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади не поширюються на роботу з актами, які містять державну таємницю. На основі приписів уповноважена структура розробляє методичні вказівки щодо заповнення, ведення, зберігання паперів. При затвердженні правил діловодства здійснюється їх узгодження з керівництвом держархіву.

створення актів

Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади наказують, що зазначені структури можуть використовувати спеціальні бланки, стандартні паперові аркуші формату А5 або А4. Допускається створення актів в електронному вигляді. Незалежно від форми, в документі повинні бути присутніми обов'язкові реквізити, які розташовуються в установленому порядку. Бланки розробляються відповідно до кутовим або поздовжнім їх написанням. У першому випадку реквізити розташовують у верхньому кутку зліва листа. При поздовжньому способі їх розміщують по центру бланка зверху. Правила оформлення документів в діловодстві допускають використання шаблонів при складанні електронних актів. На кожному аркуші повинні передбачатися відступи: зліва - не менше ніж 20 мм, праворуч - не менш 10 мм, знизу і зверху - по 20 мм. Електронні шаблони і зразки бланків повинні бути схвалені керівником виконавчого федерального органу.

Правила оформлення документів в діловодстві визначають, що на актах повинні бути присутніми:

  1. Державний герб Росії.
  2. Найменування структури, яка складає акт.
  3. Назва структурного підрозділу.
  4. Найменування посади уповноваженої особи, що становить документ.
  5. Довідкові відомості про структуру.
  6. Назва виду документа.
  7. Дата складання.
  8. Реєстраційний номер.
  9. Посилання на дані вхідного акта.
  10. Місце видання (складання).
  11. Гриф на обмеження доступу до змісту.
  12. Адресат.
  13. Гриф про затвердження.
  14. Резолюція (вказівки по виконанню акта).
  15. Текст.
  16. Контрольна відмітка.
  17. Запис про програму.
  18. Підпис (відмітка про електронний підпис).
  19. Гриф про узгодження.
  20. Віза.
  21. Місце друку.
  22. Запис про виконавця.
  23. Відмітка про виконання акту і відправки його до справи.
  24. Запис про надходження документа.
  25. Посилання на акт.

Склад реквізитів встановлюється згідно з видом і призначенням акта. Загальні правила діловодства визначають, що узгодження папери засвідчується візою уповноваженого службовця. Дане положення діє щодо внутрішніх актів структури. Узгодження документів, складених у федеральному виконавче установі, з іншими держорганами засвідчується грифом, протоколом або листом.

Доставка, надходження і реєстрація актів

У діловодстві виконавчих федеральних органах використовуються паперу:

Відправлення та доставка актів здійснюється за допомогою електрозв'язку, пошти, фельд'єгерської служби. Загальні правила діловодства наказують робити первинну обробку що надходять паперів. Після неї здійснюється реєстрація і попередній розгляд актів для подальшої передачі їх керівництву. У первинну обробку паперів входить перевірка правильності доставки, наявності документації та додатків. Приймаючі фахівці також сортують акти на підлягають і не підлягають реєстрації. Остання здійснюється в день надходження, складання (підписання або затвердження) або на наступний день (робочий), якщо інше не визначено в законодавстві.

Передача структурних підрозділах

Правила з діловодства в федеральних органах влади передбачають, що акти після реєстрації повинні бути передані на розгляд керівництву. Однак допускається спрямування паперів іншою службовою особою. Для цього необхідно видання відповідного рішення керівником. Документи або їх копії до резолюцій (вказівками по виконанню) повинні бути передані відповідальним особам службою діловодства. Оригінал акта направляється до структурного підрозділу, на який покладено його реалізація. Якщо в якості виконавців виступає кілька відділів, оригінал передається відповідальному з них, а інші отримують копії. При забезпеченні доступу уповноваженого підрозділу до електронного примірника, оригінал акта може залишатися в реєструє службі, якщо це визначено у відповідних Положеннях.

Відправка актів

Після підписання керівником виконавчого органу чи іншою уповноваженою службовцям документи передаються співробітникам відділу діловодства. Останні здійснюють їх реєстрацію та відправку. Правила діловодства в органах виконавчої влади зобов'язують службовців здійснювати перевірку правильності складання, комплектність, відповідність кількості примірників списком розсилки. Невірно заповнені акти повинні бути повернуті в підрозділи, відповідальні за їх реалізацію. Паперу при відсутності у них порушень повинні бути відправлені в день їх реєстрації або на наступний день (робочий). Передача документів від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через відділ діловодства.

особливості обліку

В основні правила діловодства включений порядок узагальнення інформації про вступників, які складаються, що відправляються актах. Аналіз і систематизація відомостей здійснюється відповідальним відділом. Звіти надаються керівнику виконавчого органу у визначеному ним порядку. Для обліку і пошуку актів в електронній базі даних застосовуються обов'язкові відомості про акти, згідно з додатком. Допускається використовувати і додаткові дані.

документальний фонд

Він формується з актів, які використовуються в процесі роботи держструктури. Виконавчий федеральний орган за погодженням з архівним відділом розробляє і затверджує список паперів, що створюються в ході його роботи, а також функціонування підвідомчих йому інститутів. При цьому для кожного акту вказується термін зберігання. Виконавчий орган також здійснює розробку альбому шаблонів для уніфікованих форм, створюваних документів. Відповідальні за цю діяльність співробітники погоджують його з керівником структури. Правила діловодства наказують формувати номенклатуру актів. Відповідальні співробітники повинні забезпечувати їх збереження, облік і передачу в архів.

номенклатура

Правила діловодства включають її формування в завдання реєструючого структурного підрозділу. номенклатура:

  1. Складається на основі облікової інформації відділів.
  2. Затверджується керівником виконавчого федерального органу. При цьому попередньо повинно бути проведено погодження з експертною комісією. Затвердження здійснюється не пізніше кінця поточного періоду. Номенклатура вводиться в дію з початку наступного року (з 1 січ.).
  3. Раз на 5 років проходить погодження з експертно-перевірною комісією держархіву. У нього передаються на постійне зберігання створювані в ході роботи актів Архівного фонду.
  4. При зміні структури або функцій федерального органу вик. влади повинна бути узгоджена з експертною комісією.

Як найменувань розділів номенклатури приймаються назви структурних підрозділів.

специфіка зберігання

При формуванні справ здійснюється їх розподіл в залежності від строків тримання в архіві. Виділяють категорії постійного та тимчасового зберігання. Правила кадрового діловодства передбачають термін більше 10 років для паперів з особового складу. Період тимчасового зберігання може становити і менше вказаного значення. Справи з дати їх формування до передачі їх в архів або знищення містяться в структурних підрозділах за місцем складання. Папери можуть видаватися у тимчасове користування співробітникам на період, встановлений керівником установи. Після закінчення цього терміну вони підлягають поверненню. Іншим держорганам видача актів здійснюється відповідно до їх письмових запитів з дозволу начальника виконавчого федерального органу або його заступника. У виняткових випадках допускається вилучення паперів з постійного зберігання. При цьому правила діловодства федеральних органах наказують залишати копію паперів, засвідчених в установленому порядку, а також акт про причини видачі оригіналів.

Передача в архів

Справи тимчасового (більше 10 років) і постійного періоду зберігання направляються не раніше року, але не пізніше трьох років з моменту закінчення їх службою діловодства. Передача паперів здійснюється згідно з описами. Справи, тимчасовий строк зберігання яких менше 10 років (включно), не передаються в архів. Після закінчення встановленого періоду вони підлягають знищенню. В якості основи для складання описів виступає номенклатура справ.

Особливості роботи з електронними актами

Правила діловодства встановлюють, що створення, обробка та зберігання відомостей може здійснюватися в інформаційній системі держструктури. Електронні акти при цьому повинні складатися відповідно до приписів, які діють для паперових актів. Вони також повинні мати обов'язкові реквізити, крім Державного герба Росії. Склад електронних актів визначається списком документів, оформлення, зберігання і подальше використання яких проводиться виключно в цифровому вигляді при організації внутрішньої роботи структури. Цей перелік розробляється відповідно до рекомендацій Держархіву. Список актів, складання, зберігання і подальше використання яких буде здійснюватися в цифровому вигляді, затверджується керівником установи за погодженням з архівним відділом.

Обробка електронних актів

Документи повинні бути підписані кваліфікованої посиленою цифровим підписом уповноваженої посадової особи. Відправлення та отримання електронних актів здійснюється реєстраційною службою установи. Після надходження документа служба діловодства повинна перевірити дійсність підпису. Електронним актів, включеним в інформаційну систему, присвоюються реєстраційно-облікові дані. Вони забезпечують управління документом. До нього, зокрема, відноситься пошук, доступ, зберігання, контроль, використання та ін. Реєстрація актів, що надійшли на паперовому носії, здійснюється з формування електронної копії. У номенклатурі вказується, що справа ведеться в цифровому форматі. Це зазначається в заголовку або в полі «Примітка». Після реалізації або надіслати електронні акти повинні зберігатися протягом термінів, встановлених для аналогічних справ, оформлених на паперових носіях. По закінченні періоду відомості, що містяться в цифровому вигляді, підлягають знищенню.

Методичні рекомендації

Вони викладаються у відповідних інструкціях. Правила діловодства виступають в якості підстави для розробки методичних рекомендацій та інших локальних актів, якими регламентується технологія роботи з паперами всередині установи. У них визначаються прийоми, процедури складання, порядок роботи з даними. Діючі на підставі урядової постанови № 477, Правило діловодства конкретизуються для кожної держструктури саме такими локальними актами.

особливості розробки

При складанні Методичних рекомендацій враховуються діючі правила діловодства РФ. Посадові особи, відповідальні за розробку, повинні керуватися Типовим регламентом і узгодити проект з архівними державною установою. Відповідно до ДСТУ ISO 15489-1-2007, будь-якої установи має визначити і зафіксувати внутрішні правила діловодства. Їхньою метою має виступати формування системи управління достовірними, автентичними і придатними до використання актами, здатними підтримати ділову активність протягом необхідного часового проміжку.

зміст рекомендацій

Структура тексту не регламентується нормативними положеннями міжгалузевого значення. Зазвичай в рекомендації включаються загальні положення, розділи за темами і додатки. У першому блоці визначають:

  1. Сферу дії рекомендацій. Наприклад: «Інструкція поширюється на всю документацію установи».
  2. Відповідальність за недотримання положень.
  3. Підрозділ, на який покладається обов'язок забезпечувати єдиний порядок складання актів і роботи з ними всіх інших відділів.
  4. Нормативно-методичну базу.

Зазвичай вони починаються з правил організації діловодства. У цьому розділі дається класифікація актів, які використовуються при здійсненні інформаційної, розпорядчої та іншої діяльності в установі. Наступним пунктом визначаються ключові вимоги до складання паперів. Кожне правило ведення діловодства встановлюється окремим пунктом. Сюди ж включається порядок візування, узгодження, підписання. У цьому блоці також встановлюються правила:

  1. Оформлення та засвідчення примірників (додатків).
  2. Використання і зберігання штампів, бланків, печаток.
  3. Роботи з актами відповідальних за їх реалізацію осіб.

У цьому розділі можуть бути присутніми і інші пункти. Наприклад, зміст може розширитися за рахунок включення порядку підготовки актів колегіальної структури, заступників начальника та ін. В розділі «Документообіг» визначають:

  1. Порядок, відповідно до якого здійснюється прийом, обробка і розподіл вхідних актів.
  2. Правила перевезення і передачі від одного підрозділу іншому.
  3. Ключові інстанції руху актів.
  4. Правила підготовки та відправлення вихідної документації.
  5. Порядок обліку обсягу актів.

Розділ «Реєстрація» встановлює:

  1. Правила, відповідно до яких входять, внутрішнім і виходить актам присвоюються номери.
  2. Методи, форми і терміни реєстрації.
  3. Порядок індексації актів.

У розділі «Довідкова робота» закріплюються:

  1. Принципи формування інформаційно-довідкової системи в установі.
  2. Опис картотек, баз даних та інших джерел.
  3. Технологію здійснення інформаційно-пошукової діяльності.

Розділ «Контроль виконання документів» визначає:

  1. Види актів, які підлягають обов'язковій перевірці.
  2. Порядок, відповідно до якого документи ставляться на контроль.
  3. Правила здійснення перевірок. Тут можуть описуватися форми карток, використання спеціальних позначок і так далі.
  4. Обов'язки виконавців.
  5. Типові терміни реалізації актів.
  6. Порядок, за яким здійснюється узагальнення відомостей з контролю.
  7. Правила, відповідно до яких буде проводитися інформування керівництва про проведені перевірки.

У розділі «Оперативне зберігання» включаються відомості про:

  1. Порядок утримання актів. Він встановлюється як для служби діловодства, так і для інших структурних підрозділів.
  2. Відповідальність конкретних посадових осіб за забезпечення схоронності актів.
  3. Правила, відповідно до яких здійснюється формування в справи певних категорій документів.
  4. Порядок розробки і подальшого використання номенклатури.
  5. Правила індексації та систематизації справ.

У розділі «Підготовка до здачі в архів» визначаються:

  1. Порядок виконання експертизи. Зокрема, описується технологія відбору документів для подальшого зберігання та знищення.
  2. Порядок підготовки актів до приміщення в архів.
  3. Вимоги до оформлення та опису переданих справ.
  4. Порядок, відповідно до якого відповідальні особи передають і приймають акти.

Залежно від прийнятої технології, специфіки діяльності, умов роботи склад розділів може доповнюватися і змінюватися. Так, наприклад, в інструкції можна включити блоки, що визначають порядок роботи зі зверненнями громадян, актами з обмеженою сферою розповсюдження, що технічне забезпечення підготовки (стенографія, друкування, звукозапис і так далі).

додатки

Вони повинні включати в себе максимум довідкового та ілюстративного матеріалу. Його необхідно систематизувати відповідно до порядку розташування розділів. У Додатках присутні схеми документопотоков, приклади відбитків штампів і печаток, зразки бланків, оформлення окремих видів актів, списки контрольованої документації, форми її обліку і так далі.

висновок

Діючі офіційні правила діловодства дозволяють забезпечити чіткий порядок роботи з актами різного характеру, використовуваними в виконавчих органах федеральної влади, а також інших держустановах. Вони встановлюють ключові вимоги до співробітників, відповідальних за складання та реєстрацію, прийом і відправку паперів. У правилах також визначається порядок роботи з електронними формами документів, інформаційними базами. Кожне конкретне установа деталізує їх, розробляючи локальні документи. В якості одного з них виступає інструкція з діловодства. У ній має бути відображено весь процес роботи з актами, технологічні операції, розташовані в логічній послідовності. Інструкція регламентує діяльність не тільки служби діловодства. Оскільки акти переміщаються між структурними підрозділами, їх співробітники також повинні бути ознайомлені з встановленим порядком. Розробку локальних регламентуючих документів здійснює служба діловодства. При цьому в процесі беруть участь співробітники архівного і юридичного відділів. Складений проект повинен бути узгоджений і підписаний керівником установи. Начальник видає наказ, відповідно до якого Інструкція вводиться в дію. У всіх структурних підрозділах вона повинна використовуватися в якості нормативного акту. При цьому її положення повинні бути сформульовані чітко і зрозуміло для працівників. Саме відповідно до її положень та вимог в установі буде здійснюватися складання, реєстрація і обіг документів.