Практично у кожного працівника повинен бути під рукою зразок доповідної записки. Це дуже важливий документ внутрішньої комунікації, без якого неможливе нормальне функціонування більшості великих установ.

Визначення доповідної записки

Доповідною запискою називається документ, який призначений для передачі інформації по службовій вертикалі від низу до верху. Він покликаний інформувати безпосереднього начальника про факти і події, які трапляються в процесі виконання роботи.

Крім інформування в доповідній працівник, її склав, пропонує заходи, які необхідно застосувати, проаналізувавши ситуацію.

Практично кожен керівник відділу знає, як пишеться службова записка. Зразок її завжди знаходиться на робочому столі. Доповідна має практично таку ж структуру, але трохи іншу спрямованість.

Службові записки направляються по горизонталі, від керівника керівнику одного рівня. Доповідні же пишуться від підлеглого до безпосереднього керівника по вертикалі.

тематика записок

Приводом для написання доповідної записки може стати будь-яка подія на підприємстві. У наші дні, наприклад, зразок доповідної записки про хамство співробітника зустрічається не так часто, але ще років 30-35 тому це було повсюдне явище.

Сьогодні частіше зустрічаються доповідні про невиконання посадових обов'язків, про запізнення. Можуть вони складатися і для озвучування прохання конкретного працівника або всього колективу підрозділу.

Також працівники пишуть доповідні, що інформують про виконання доручень, отриманих від вищого начальства, особливо якщо такі були дані в письмовій формі.

Виробничі події, непередбачені ситуації або заплановані акції теж регулярно стають інформаційним приводом для того, щоб написати доповідну. Тому тематика цього документа досить обширна і може охоплювати абсолютно всі моменти виробничого процесу, про які варто доповісти вищестоящому начальству.

спрямованість доповідній

На кожному підприємстві знають, що доповідні записки бувають двох видів: внутрішні і зовнішні. Найчастіше використовуються внутрішні. Вони не виходять за межі одного структурного підрозділу і направляються від працівника до безпосереднього начальника. Написати її може кожен, у кого є така необхідність. Прикладом цього може служити доповідна записка про невиконання посадових обов'язків, зразок якої є в кожному відділі кадрів.

Зовнішня доповідна виходить за межі структурного підрозділу і подається від імені його начальника до свого керівника вищого рівня. Якщо внутрішню можна скласти на звичайному аркуші формату А4, то зовнішня направляється тільки на фірмовому бланку і завіряється печаткою, якщо така є в підрозділі. Але обидва ці види повинні складатися строго по ГОСТу, інакше їх не можна прикласти до загальної документації підприємства.

Відповідно до Держстандарту кожен зразок доповідної записки повинен містити певні реквізити, без яких документ перестає бути таким.

Починається доповідна з реквізитів, що вказують на найменування підприємства або його структурного підрозділу. Далі, так само як і в заяві, йде шапка із зазначенням адресата і автора записки. При цьому дуже важливо вказувати повну назву їх посад. З нового рядка пишеться назва документа і відразу ж під ним - його назву, яке починається зі слів «Відносно ...» або «О ...». Це відразу готує читача до того, якого роду інформація представлена ​​в тілі документа. Основна частина складається з двох умовних розділів. У першому викладається вся суть події, а в другому даються рекомендації або складається прохання про вжиття заходів щодо викладеного приводу. Закривається доповідна датою і підписом упорядника з її розшифровкою.

Особи, які мають право складати доповідні

Кожен на підприємстві повинен знати, як правильно написати доповідну на працівника або за фактом інциденту. Від цього залежить, чи буде вона правомірною і чи не вийдуть всі наступні дії за рамки закону.

Скласти документ такого роду може кожен, кому випаде така потреба. Співробітники найнижчої ланки частіше подають інформативні записки про хід виконання доручень, відряджень і перевірок. Рідше вони складають доповідні на своїх колег про невиконання ними роботи.

А ось керівники підрозділів частіше стежать за трудовою дисципліною. Її порушення стає приводом для фінансових стягнень. Але для їх призначення необхідно надати вагомі аргументи.

Як правило, разом з доповідною запискою керівника подається і пояснювальна, в якій вказуються поважні або не дуже причини інциденту, що стався. На підставі цих двох документів складається відповідний наказ по підприємству.

Докази обгрунтованості штрафних санкцій

У кожному відділі кадрів, в будь-який бухгалтерії є зразок доповідної записки. Цей документ слугує вагомим підтвердженням того, що ті чи інші дії були зроблені обгрунтовано.

На державних підприємствах часто трапляються перевірки службами різних інстанцій. Всі вони покликані підтвердити правомірність грошового обороту бюджетних коштів. Безпідставне нарахування премії або утримання із заробітної плати - це серйозне порушення, яке тягне за собою за собою штрафні санкції.

Але наявність доповідної записки, за фактом якою було скоєно законні дії, становить серйозну обґрунтуванням того чи іншого факту. Доповідна записка може бути аргументом навіть в судовому розгляді, якщо вона складена за формою і завізована адресатом, який отримав і ознайомився з її змістом.

Поширеність доповідних записок

Так склалося історично, що форма доповідної записки, зразок якої наведено в даній статті, абсолютно не прижилася в приватному бізнесі. На фірмах і підприємствах, власниками яких виступають приватні особи, вирішувати виробничі питання більше прийнято в усній формі або через складання наказів. Це пов'язано з тим, що в бізнесі значно менше контролюючих його зовнішніх органів, перед якими не потрібно звітувати в правомірності тих чи інших вчинків. Але і тут є місце доповідних, які стосуються фінансового обороту, оскільки контроль з боку податкових органів все одно присутній.

У державних же установах доповідні записки - це поширене явище. Вони дозволяють перестрахуватися кожному підлеглому, що передає разом з документом і відповідальність за вирішення проблеми своєму безпосередньому начальнику.

Приклад доповідної записки на співробітника

Найпростіша доповідна складається за фактом невиконання посадових обов'язків або порушення трудової дисципліни працівником.

Починаємо документ з найменування підрозділу: «Інформаційний відділ Інституту аграрних досліджень». Далі пишемо шапку: «Начальнику інформаційного відділу Іванову І. І. від програміста третього розряду Петрова П. П.».

У тілі доповідній викладаємо суть записки: «Доводжу до вашого відома, що молодший програміст Сидоров Іван Іванович 02.06.2011 прийшов на роботу із запізненням на 2 години і в стані сильного алкогольного сп'яніння. Поважних причин і їх докази порушник не надав, а на прохання зреагував відкритим хамством на мою адресу. З огляду на регулярності подібних порушень трудової дисципліни пропоную прийняти відповідні міри покарання з винесенням догани і утриманням із заробітної плати штрафу, рівного оплаті його праці за 2 години, під час яких Сидорова І. І. не було на роботі ».

Закривається доповідна датою і підписом з розшифровкою.

Рекомендації по складанню

Якщо уважно вивчити кожен зразок доповідної, стане помітно, що всі вони витримані в строгій офіційно-діловому стилі. Немає сенсу відступати від нього і вдаватися в подробиці з їх описом розмовним стилем. Чим чіткіше і лаконічніше текст, тим він ближче до цієї доповідної.

Обов'язково варто проаналізувати описаний інцидент і дати свої рекомендації з цього приводу. Це не означає, що так і буде. Керівник має право сам вирішувати, які санкції зробити, але частіше він погоджується з пропозиціями укладача доповідній, оскільки у нього немає часу вникати в усі подробиці.

Пам'ятайте, доповідна записка - це повноцінний юридичний документ, за достовірність якого ви ручається власним підписом.