Напевно, кожному хоч раз доводилося стикатися з необхідністю написання ділового листа. При його складанні мимоволі приходиш до висновку, що це зовсім непросто. Існує безліч правил і норм написання ділових листів, які потрібно знати. У статті докладно описується процес складання документа, наводяться зразки ділового листа, розглядаються їх види та оформлення.

Готові бланки додадуть солідності і вкажуть на надійність компанії. Вони містять необхідну інформацію про організацію, таку як:

  • Найменування.
  • Адреса.
  • Контактні телефони.
  • Сайт.
  • Електронну пошту.
  • Логотип.
  • Інші контактні дані.

Строгих правил за бланками немає. Тому в кожній організації самостійно вирішують, яку інформацію в них закладати.

Як правильно писати ділові листи? підготовка

Ділові листи пишуться і оформляються певним чином, підкоряючись властивим їм правилам і вимогам. Залежно від мети автор детально продумує зміст, щоб отримати розраховується ним результат. Він повинен чітко уявляти, яку інформацію адресат вже знає по темі листа, з чого виходити і що нового в ньому буде. Аргументи залежать від того, яку мету переслідує автор. Процес підготовки ділового листа можна розділити на наступні етапи:

  • Вивчення питання.
  • Написання проекту листа.
  • Його узгодження.
  • Підписання.
  • Реєстрація.
  • Відправка адресату.

Структура ділових листів

При складанні листа необхідно його інформаційно наситити, тобто вкласти туди всі необхідні відомості. Воно може бути простим або складним. У простому листі зміст ясно і коротко відображає інформацію, в основному не вимагає від адресата відповіді. Складне може складатися з декількох розділів, пунктів і абзаців. У кожному абзаці викладається один аспект інформації. Зразки ділового листа такого типу зазвичай складаються з вступної, основної та заключної частин.

Вступ містить підставу з посиланням на відповідні документи, з фактами і цілями листи. У ньому зазначаються найменування, автор, дата, номер і заголовок.

Нижче наведено приклад написання ділового листа - вступної його частини.

В основній частині описуються ситуації, події, наводиться їх аналіз і докази. Саме в цій частині переконують, що потрібно вчинити тим чи іншим чином, доводять, як справа йшла і інформують про необхідність в участі в будь-якому заході, приводячи різні аргументи.

У висновку містяться висновки, які робляться у вигляді пропозицій, прохань, нагадувань, відмов і так далі.

Приклад написання ділового листа - заключній його частині - представлений нижче. Тут резюмує вимога, викладене в основний.

Вся наведена інформація повинна бути оптимально послідовна і зрозуміла для сприйняття.

Кожен лист починається зі звернення, вирівняного по центру. Ця маленька частина виключно важлива. При його виборі автор повинен враховувати:

  • Позицію адресата.
  • Характер відносин.
  • Офіційність.
  • Етикет.

В кінці листа повинна міститися ввічлива форма. Наприклад: «. Висловлюю надію на подальшу співпрацю (подяку за запрошення). ». Після цих фраз слід підпис автора.

Всі листи повинні бути витримані в офіційно-діловому стилі, що означає використання коштів мови для офіційно-ділових відносин. Особливості такої мови формуються при наступних обставинах:

  • Основними учасниками ділових відносин є юридичні особи, від імені керівників і посадових осіб яких пишуться листи.
  • Відносини в організаціях мають жорсткий регламентований характер.
  • Предметом спілкування є діяльність компанії.
  • Документи управлінського характеру в основному мають конкретного адресата.
  • Часто в процесі діяльності організації зустрічаються однакові ситуації.

У зв'язку з цим викладена в діловому листі інформація повинна бути:

  • Офіційною, безособистісної, що підкреслює дистанцію між учасниками спілкування.
  • Адресною, призначеної конкретному адресату.
  • Актуальною в момент написання листа.
  • Правдивої та неупередженої.
  • Аргументованою для спонукання до вчинення одержувачем будь-яких дій.
  • Повної для можливості прийняття рішення.

вимоги

Діловий лист має відповідати наступним вимогам:

  • Мова стандартизована на всіх рівнях - лексичному, морфологічному і синтаксичному. У ній міститься безліч оборотів, термінів і формул.
  • Тон написання - нейтральний, стриманий і строгий, без вживання емоційних і експресивних мовних виразів.
  • Точність і ясність тексту, без логічних помилок, чіткість і продуманість формулювань.
  • Лаконічність і стислість - без використання виразів, які несуть додатковий сенс.
  • Використання мовних формул, сформованих в результаті повторюваних ситуацій.
  • Вживання термінів, тобто слів або словосполучень, що мають спеціальні поняття.
  • Використання скорочень, які можуть бути лексичними (тобто складноскорочені слова, утворені видаленням букв з частин слів: ТОВ, ГОСТ і так далі) і графічними (тобто позначення слів у скороченому вигляді: гр-н, ж-д та інше).
  • Вживання конструкцій в родовому і орудному відмінках.
  • Словосполучення з віддієслівним іменниками ( «надати підтримку» замість «підтримати»).
  • Використання простих поширених пропозицій.

Вищенаведені зразки ділового листа нижче показані в повній версії (з основною частиною). Інформація відповідає всім вимогам офіційно-ділового стилю.

Види ділових листів

Найкраще ділове лист писати по якогось одного конкретного питання. У разі необхідності вирішення декількох питань відразу, рекомендується складати кілька різних варіантів.

Ділові листи можуть бути за своїм змістом:

  • Супровідними. Такі листи зазвичай потрібні для повідомлення про те, куди направити документи.
      (Як написати діловий лист? Зразок супровідного листа допоможе тим, кому потрібно скласти цей вид документа.)

  • Гарантійними. Вони пишуться для того, щоб підтвердити будь-які обіцянки або умови. Може гарантуватися, наприклад, плата за роботу, оренду, терміни поставки і інше.
  • Подячними. Їх стали застосовувати особливо часто останнім часом. Такі листи демонструють хороший тон партнерських відносин. Вони можуть бути оформлені на звичайному бланку або на кольоровому папері з гарним принтом.
    (Як написати діловий лист? Зразок подячною різновиди складається у вільній формі в залежності від завдань, які ним вирішуються. В даному випадку лист в самій короткій формі виражає свою суть. Такий зразок, виконаний на кольоровому папері з орнаментом, може висіти на стіні в приміщенні компанії на почесному місці.)

  • Інформаційними.
  • Інструктивними.
  • Вітальними.
  • Рекламними.

Також бувають листи:

  • Пропозиції про співробітництво. Досить поширені останнім часом, що надсилаються організаціям, часто носять рекламний характер, наприклад, як цей зразок. Комерційні листи написати досить складно, потрібно враховувати безліч нюансів, щоб на нього звернули увагу, а тим більше зацікавилися. Але якщо скласти за нижченаведеним зразком, воно має всі шанси на успіх.

  • Запрошення. Їх посилають, пропонуючи брати участь в різних заходах. Зазвичай вони адресуються керівникові або посадовій особі, але можуть адресуватися і цілого колективу.
  • Запити.
  • Сповіщення.
  • Прохання і багато інших.

Як написати відповідь на лист. приклад

Відповідь треба починати з повторення прохання, викладеного у першому листі. Потім наводяться результати її розгляду і висловлюється схвалення або мотив відмови. Діловий лист-відповідь може містити альтернативне рішення очікуваної інформації. Зазвичай воно відповідає наступним принципам:

  • Наявність посилання на перший лист і його зміст.
  • Однакові мовні засоби.
  • Порівнянні обсяги і аспекти змісту.
  • Дотримання певної послідовності.

оформлення

Крім використання фірмових бланків ділових листів, необхідно враховувати і інші тонкощі при їх оформленні. Це реквізити, правила скорочень, написання адреси, заголовка, довжина тексту, ширина полів і інше.

Зразки ділового листа допомагають скласти його, враховуючи всі тонкощі і нюанси. Ними користуються як початківці діловоди, так і досвідчені працівники. Завдяки зразкам, вони вчаться правильно складати листи і економлять багато часу.