Трудовий процес складається з постановки завдань керівником і їх виконання співробітником компанії. Час від часу кожен працівник складає звіт про виконану роботу. Періодичність залежить від внутрішніх правил підприємства, також як і форма. Не варто недооцінювати значущість цього документа для керівництва.

У цій статті ми розглянемо те, як правильно оформити звіт про виконану роботу, зразок заповнення документа і деякі поради щодо його складання.

Чому потрібно вміти правильно відзвітувати про роботу

Робочий процес можна представити у вигляді складного механізму, в якому кожен співробітник компанії є шестерінки. У цьому прикладі керівник організації виступає інженером, який зобов'язаний стежити, щоб всі механізми працювали злагоджено і як можна швидше.

У реальному житті начальникам досить-таки складно оцінити, наскільки добре співробітники справляються зі своєю роботою, якщо вони не бачать результатів праці. Тому майже на всіх підприємствах керівництво зобов'язує кожного співробітника регулярно складати звіт про виконану роботу. Найчастіше цей документ створюється з періодичністю в 1 тиждень. Таким чином, начальство може побачити, чим займалися працівники, а також наскільки вони були корисні підприємству.

неправильний приклад

Складається документ у вільній формі. Можливо, саме тому і зустрічається велика кількість звітів, які ні про що не говорять керівництву або змушують думати про те, що робітник не справляється з покладеними на нього функціями. При цьому конкретний співробітник може бути реальним трудягою і перевиконувати свій план. Виною всьому - неправильно складений звіт про виконану роботу. Зразок такого документа наведемо нижче.

"Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю. Р.

Вид документа: звіт про виконану роботу за період з 15.02.16 по 19.02.16 р

Було виконано наступне:

  • здійснені хронометражі робочого часу виробничого цеху;
  • внесені в робочу програму результати хронометражів;
  • розраховані нові норми часу;
  • складені відповіді на запити інспекцій з охорони праці, а також декількох клієнтів;
  • прийнято участь в конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві.

Дата складання: 19.02.16 р

Підпис: Петров Ю. Р. "

Якщо працівник складе звіт про виконану роботу подібним чином, то керівництво вважатиме, що він недостатньо завантажений.

Які бувають помилки?

Зазначений вище приклад чітко показує стандартні помилки при складанні подібного роду документів.

Основними з них є:

  • відсутність переліку завдань, які ставилися на виконання;
  • немає планів на наступний звітний період;
  • відсутність конкретики;
  • немає ніякого аналізу;
  • безініціативність співробітника підкреслюється відсутністю пропозицій в своїй області роботи.

Зазначені вище вимоги потрібно використовувати як при складанні тижневих форм, так і тоді, коли формується звіт про виконану роботу за рік.

Підходящий варіант

Ймовірно, що з першого разу скласти якісний звіт не вийде. Для того щоб вам було легше це зробити, наводимо приклад того, як потрібно було написати звіт керівнику про виконану роботу, вказаний в першому прикладі:

"Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю. Р.

Звіт про результати праці за (15.02.16-19.02.16 рр.)

На звітний тиждень переді мною були поставлені такі завдання:

  • Здійснити хронометраж робіт виробничого цеху, на які відсутні або застаріли діючі норми часу.
  • На підставі проведених замірів підготувати до затвердження нові норми по роботах відповідного структурного підрозділу.
  • Взяти участь в конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві, запланованої на 18.02.2016 р підготувати питання і пропозиції.

Всі поставлені завдання були виконані, а саме:

  • проведено 5 хронометражів і складено таку ж кількість нових норм по роботах виробничо цеху;
  • було прийнято участь в конференції, службова записка з пропозиціями додається.

Також проводилася робота з вхідною документацією, а саме:

  • Складено 2 відповіді на запити ІОТ.
  • Дано відповіді на листи гр. Юр'єва А. А. Жакова С. І. Мілеевой К. Б.

На період з 22.02.16 по 26.02.16 р запланована відрядження з метою перевірки роботи структурного підрозділу Печерської філії.

Дата складання: 19.02.16 р

Підпис: Петров Ю.Р. "

Погодьтеся, що цей варіант звіту і читається краще, і керівництву видно, наскільки ж добре працює один із співробітників.

Як писати звіти на більш тривалі періоди?

Звичайно, період в один тиждень красиво розписати на папері не важко. Складніше скласти звіт про виконану роботу за півріччя або навіть рік. Однак зробити це легше, ніж може здатися на перший погляд. Наприклад, якщо у вас за необхідний період є тижневі звіти, то можна їх благополучно використовувати.

Максимальний обсяг - 1 аркуш формату А4

При цьому варто постаратися кілька укрупнити інформацію, щоб результат помістився на 1-2 сторінки. У тому випадку, якщо тижневі підсумки в організації не проводяться, але вас зобов'язали сформувати звіт про виконану роботу за рік, не варто панікувати і битися в істериці.

Вся інформація є навколо вас: подивіться історію повідомлень в журналах реєстрації документів або в електронній пошті, відкрийте папку з вашими звітами, вивчіть відрядження листи. Все це допоможе згадати ті подвиги, які були вами здійснені протягом робочого року.

Підведемо підсумки

Вище ми привели деякі приклади того, як написати звіт про виконану роботу. Головне - це викласти виконані операції із зазначенням кількісних характеристик (стільки-то раз або таке-то число штук і т. П.). Таким чином, ви поставите керівництво до відома про те, скільки саме роботи вам вдалося виконати.

Не можна забувати на початку звіту вказати перелік конкретних завдань, які вам довели для виконання. Важливою частиною є і завершення звіту. Обов'язково напишіть те, що хочете реалізувати на роботі найближчим часом. Цим ви покажете, що дивіться ширше, ніж тільки на область своїх безпосередніх обов'язків і функцій, які необхідно виконувати згідно з посадовою інструкцією.

Можете також розглянути приклад, вказаний вище.

Для того щоб було легше складати такі звіти, можете в блокнотику або електронному документі щодня записувати виконану роботу. На цю дрібницю ви витратите всього лише 3-5 хвилин в день. Це не так вже й багато. Однак за рахунок таких записів ви в подальшому без проблем зможете створити звіт про свою роботу за будь-який період.