W rosyjskim stylu życia było nowe angielskie słowo "back office". Co to jest? Jakie funkcje wykonuje? W których firmach istnieje? Spróbujmy bardziej szczegółowo zrozumieć.

Back office Co to jest?

Podziały te istnieją w wielu organizacjach. Back Office to dział lub dział firmy, która ma określone funkcje. Chodzi o rutynę, administrację i usługi. Tradycyjnie funkcja obejmuje również technologię informacyjną (usługi administracyjne i pomocnicze), dział personalny i księgowość.

W niektórych organizacjach indywidualnie określone dodatkowe kierunki pracy do wykonania przez back office. Co to jest? Często pracownicy tego działu zajmują się statystycznym i analitycznym rozliczaniem sprzedaży, zakupów, stanów magazynowych i archiwizacji.

Jeśli ten back-office jest dywizją banku, funkcja obejmuje operacje rozliczeniowe, bieżące rozliczenia i usługi gotówkowe, i tak dalej.

Historia back office

Na początkowych etapach rozwoju biznesu, system budowy budynku jakiejkolwiek firmy był wyjątkowy. Linia frontu zajęta była przez tzw. Front office. Dokonano tego, aby umożliwić klientom szybkie i łatwe znalezienie odpowiedniego pracownika. Naturalnie zarząd zainwestował dużo w ten budynek, dokonując kosztownych napraw, czyszczenia i wyposażenia. Front office miał wywoływać najlepsze wrażenie, ponieważ jest "twarzą" każdej firmy.

Jego personel musi również odpowiadać za styl ubioru i zachowanie. To jest strona publiczna każdej firmy.

W tle tradycyjnie znajdował się back-office. Tutaj odbywała się sama produkcja, istniał system pomieszczeń administracyjnych, różne wydziały, magazyny i wiele innych.

Dlatego te obszary były tradycyjnie brudne, ponure i niezbyt zadbane. Ze względu na prezentowalność tych lokali nie byli oni bardzo czujni, ponieważ klienci nigdy się w nich nie pojawili. Naturalnie wygląd pracowników nie podlega specjalnym wymaganiom. Więcej uwagi poświęcono umiejętnościom i umiejętnościom zawodowym.

To rozdzielenie biura na dwie duże jednostki, które wykonują różne funkcje, sprawdziło się i istnieje do tej pory.

Pracownicy front office tworzą piękny "obraz" dla firmy. Jednocześnie, dzięki personelowi zaplecza, następuje rozwój i dobrobyt firmy. Dlaczego? Spójrzmy.

Znaczenie i znaczenie zaplecza dla rozwoju firmy

Praktyka pokazuje, jak wielką rolę odgrywa ta jednostka dla organizacji.

Po pierwsze, back office pomaga utrzymać reputację firmy w sytuacji ostrej konkurencji. Oczywiście, jeśli pracownicy dobrze i wyraźnie wykonują swoje obowiązki. Wszakże dla każdego klienta głównym kryterium dobrego towarzystwa jest jakość świadczonych usług. Dzięki pracownikom zaplecza istnieje pełny cykl jednej lub drugiej operacji.

Po drugie, zarządzanie ryzykiem jest również realizowane przez back office. Co to przynosi firmie? To pracownicy tego działu sporządzają raporty, wybierają dane, czynniki i dokonują obliczeń, na podstawie których podejmowane są decyzje zarządcze. Dlatego ich poprawność i dokładność są bardzo ważne dla przyszłej firmy. Pracownicy wykonują jednak wysoce odpowiedzialną pracę, znacznie zmniejszając ryzyko.

Po trzecie, usługa back-office zajmuje się także opracowywaniem nowych metod oszczędzania i racjonalizacji. Oczywiście pracownicy nie zarabiają finansowo bezpośrednio dla firmy. Ale mogą pośrednio wpływać na ten proces.

Back office w banku

Istnieje jednostka operacyjno-księgowa. Dzięki jego pracy zapewnione są główne działy.

Dział prawny zajmuje się księgowością i rejestracją transakcji papierami wartościowymi, zarządzaniem zobowiązaniami i aktywami, a także płatnościami dla klientów. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej.

Back office prowadzi operacje związane z rejestracją pożyczki. Ponadto pracownicy często angażują się w otwieranie rachunków, transakcje księgowe i zarządzanie ryzykiem.

Back office Rejestracja dokumentów i wsparcie transakcji na rynku papierów wartościowych

W bankach back office często składa się z kilku jednostek. Zwłaszcza jeśli organizacja przeprowadza dużą liczbę transakcji na rynku papierów wartościowych. Obowiązki pracowników obejmują rejestrację elektroniczną i dokumentacyjną, ich wsparcie. Przyjrzyjmy się temu bardziej szczegółowo.

Po pierwsze, pracownik zaplecza prowadzi rejestr transakcji, sporządza umowę sprzedaży i zakupu papierów wartościowych określonego emitenta.

Następnie jest proces ponownej rejestracji papierów wartościowych. Chodzi o przeniesienie praw własności. Aby "uruchomić" ten proces, pracownik zaplecza musi zorganizować zlecenie przeniesienia i zalegalizować bieżącą operację.

Po dokonaniu ponownej rejestracji i otrzymaniu dokumentu potwierdzającego, pracownik kontroluje proces ostatecznego rozliczenia.

Pracownikowi zaplecza podlega bardzo wysoki poziom odpowiedzialności. W przypadku najmniejszej nieścisłości w procesie przetwarzania dokumentów transakcja jest unieważniana. W rezultacie klient ucierpi, a firma poniesie poważne straty.

Ponadto back office zajmuje się analitycznymi (wewnętrznymi) umowami pomiędzy działami w organizacji w systemie redystrybucji finansów.

W sferze handlu w ostatnich latach często używane różne programy automatyki back-office.

Back-office w sektorze detalicznym

Organizując biznes, lider napotyka wiele problemów. Konieczne jest zapewnienie pokoju handlowego z towarami, automatyzacja zapasów w przedsiębiorstwie, zarządzanie cenami, interakcja z dostawcami i podmiotami powiązanymi.

Aby rozwiązać te i wiele innych zadań, jak wspomniano, istnieją specjalne programy dla zaplecza.

W systemie detalicznym pracownicy takiej jednostki pomogą kontrolować nadejście i odlot towarów, odpisać i przenieść, ponownej oceny, przeprowadzić zwroty, gotówkę i operacje bankowe, pracować ze sprzętem handlowym.

Pakiet oprogramowania może mieć różne opcje: sprzedaż detaliczna towarów nieżywnościowych, sklep w pobliżu domu, mini market lub supermarket. Obecnie istnieje wybór.

Back-office w handlu online

Główne obszary pracy w handlu sieciowym to:

  • wprowadzanie zmian i uzupełnień do dużej nomenklatury towarów;
  • wymiana danych pomiędzy działami;
  • scentralizowana rachunkowość;
  • uzyskiwanie operacyjnych raportów o funkcjonowaniu oddziałów itp.

Aby ułatwić pracę i zapewnić współdziałanie biura z siecią placówek, często korzystaj z zautomatyzowanej wersji zaplecza. Dzięki tym aplikacjom organizacje mogą pracować wydajniej i szybciej.

Back-office w gastronomii

W pracy personelu back-office firmy cateringowe to głównie działalność bieżąca. Tradycyjnie obejmują one:

  • wykonywanie rutynowych operacji obowiązkowych;
  • rachunkowość towarowa i magazynowa;
  • proces kontroli nad produkcją naczyń;
  • gromadzenie i analiza danych;
  • kompilowanie raportów.

W zależności od wielkości i obrotów organizacji, zaplecze w handlu ma zwykle od trzech do trzynastu do piętnastu osób.

Obecnie, jak wspomniano, istnieją zautomatyzowane systemy, które ułatwiają wdrażanie operacji, które muszą być wykonywane przez pracowników. To oczywiście pozytywny moment dla szefa organizacji. Ale nie zawsze dla pracowników. Praktyka pokazuje, że nabycie zautomatyzowanych systemów, które wykonują większość prac back-office, prowadzi do zmniejszenia zatrudnienia.