W korespondencji biznesowej każdy dokument ma swoje znaczenie i może, w taki czy inny sposób, wpływać na relacje między partnerami. Wśród ogromnej liczby różnych rodzajów takich dokumentów szczególne miejsce stanowi odpowiedź listowa.

Klasyfikacja dokumentów biznesowych

W relacjach między stronami większość problemów rozwiązuje się na piśmie. Zgodnie z prawem, jak wiadomo, ustne ustalenia nie są skuteczne. Dlatego każda firma musi prowadzić korespondencję biznesową. Jest to powszechnie stosowany środek wymiany informacji w wyniku oficjalnych kontaktów między różnymi organizacjami i przedsiębiorstwami.

Wszystkie listy biznesowe są podzielone na dwie kategorie:

  1. Te, które wymagają obowiązkowej odpowiedzi.
  2. Ci, którzy nie potrzebują takiej odpowiedzi.

List-odpowiedź należy do drugiej kategorii. Jest to jeden z komercyjnych rodzajów dokumentów wraz z listem motywacyjnym, informacją, ostrzeżeniem, zdaniem, przypomnieniem lub prezentacją. Takie papiery wartościowe są zwykle używane w momencie zawierania i późniejszego utrzymywania różnych umów i innych umów między stronami. List-odpowiedź, w przeciwieństwie do innych, nie prosi o nic i niczego nie oferuje. Zawiera tylko informacje, które zostały wcześniej zadane przez drugą stronę.

potwierdzenie wniosku

Odpowiedź na list składa się z różnych przypadków. Może to być odpowiedź na konkretną skargę, roszczenie lub wniosek. Co więcej, może być zarówno pozytywna, jak i negatywna. W drugim przypadku dokument będzie już swego rodzaju listem odmownym. Należy jednak podać szczegółowe wyjaśnienie przyczyn, które doprowadziły do ​​takiej decyzji. Na przykład można rozważyć przypadek, w którym firma otrzymała oficjalne pisemne zamówienie na produkcję określonego rodzaju produktu na określony czas. Jeśli taka współpraca jest pożądana dla przedsiębiorstwa, konieczna jest natychmiastowa reakcja. Odpowiedź jest arbitralna. Można rozpocząć od słów "Execute" lub "Prepare". Jako termin lepiej jest podać datę wysyłki, biorąc pod uwagę czas wymagany do produkcji towarów i przenieść go do magazynu. Ponadto konieczne jest uzgodnienie warunków płatności, ponieważ klient może liczyć na kilka etapów. Ponadto konieczne będzie jedynie obliczenie ostatecznej kwoty i podanie szczegółów, w których klient będzie realizował przekazy pieniężne. Dokument taki jest zwykle podpisywany przez dyrektora i głównego księgowego, a na samym końcu podaje się współrzędne bezpośredniego wykonawcy.

Korespondencja z osobami

Niektóre przedsiębiorstwa, ze swej natury, mają bezpośredni kontakt z osobami. Może to być organizacja działająca w sektorze usług lub firma produkująca dobra konsumpcyjne. Adres takiego przedsiębiorstwa może pochodzić od obywateli z informacji o bardzo odmiennym charakterze, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych. Wymaga to jednak odpowiedniej reakcji i obowiązkowej odpowiedzi. W takich przypadkach nie można ograniczyć się do osobistej rozmowy lub połączenia telefonicznego. Obywatel musi otrzymać pełne wyjaśnienie wszystkich swoich pytań. Powinna to być wdrożona odpowiedź na list.

Próbka takiego dokumentu musi spełniać określone wymagania:

  1. W przypadku każdej korespondencji biznesowej lepiej jest użyć oficjalnego formularza.
  2. Należy wziąć pod uwagę specyfikę sporządzania takich dokumentów. Najważniejsze jest to, że muszą być napisane zgodnie ze znaną regułą paralelizmu, to znaczy zawierają te same słownictwo i opinie językowe, z których korzystał autor-inicjator. Pozwoli to na maksymalne wzajemne zrozumienie.
  3. Pamiętaj, aby podać link do pisma z prośbą, podać jego numer i datę.
  4. Lepiej zacząć od frazy: "Do twojej litery liczbę. "," W odpowiedzi na twoją prośbę. "Lub" Poinformujemy cię. »

Poniżej znajduje się zestawienie faktów i ostateczna decyzja jest podejmowana.

ściśle oficjalnie

Jeśli chcesz odpowiedzieć na oficjalny list, musisz to zrobić poprawnie. Musimy pamiętać, że taki apel musi być grzeczny i poprawny. Nie powinniśmy też zapominać o piśmienności. Bezsensowne jest widzieć oczywiste błędy w informacjach dostarczanych przez solidną organizację.

Od samego początku adres jest drukowany w prawym górnym rogu. Jest to dokładna kopia tego, co jest wskazane na kopercie. Odpowiedź zawsze jest udzielana na każde żądanie, dlatego w znaczku rejestracyjnym po lewej stronie na górze należy podać jego początkowe szczegóły (numer i datę wyjazdu). Następnie do adresata jest krótki adres (można podać proste nazwisko bez inicjałów). Tekst powinien zawierać szczegółowe wyjaśnienia zagadnień będących przedmiotem zainteresowania. Jako argumenty należy używać wyłącznie zweryfikowanych danych. W żadnym wypadku nie możesz polegać na plotkach i spekulacjach. W razie potrzeby można wykorzystać wyciągi z aktów normatywnych ze wskazaniem odpowiednich artykułów. Dokument ten jest podpisany przez dyrektora firmy, a nieco poniżej znaku z danymi nazwiska i numerem telefonu odpowiedzialnego egzekutora.