Безумовно, касові операції - це важлива частина функціонування організації. Однак сума грошових коштів, що зберігаються в касі підприємства, обмежена певним лімітом, і про це важливо пам'ятати. Ознайомитися зі способами розрахунку даного ліміту можна в додатку до Положення Банку Росії від 12.10.11 №373-П. Всі операції, що перевищують встановлений ліміт, повинні проходити через розрахунковий рахунок організації. Виняток становлять лише дні видачі зарплати. При роботі з готівкою важливо строго дотримуватися даної вимоги.

«Пріходнік» - важлива ланка касової дисципліни

Операціями з готівкою супроводжує оформлення первинної документації - витратних і прибуткових касових ордерів. Розглянемо докладніше надходження грошових коштів і оформлення прибуткового касового ордера.

При отриманні грошей належить оформляти документ, званий прибутковим касовим ордером. Прибутковий касовий ордер - це бланк первинної документації. На його підставі здійснюється прийом грошових коштів. Держкомстат Росії затвердив типову форму «пріходніка» - уніфіковану форму КО-1.

Підставою для оформлення прибуткового касового ордера є документ, який здатний підтвердити отримання грошових коштів, наприклад, товарний чек, чек ККМ, Z-звіт за ККМ або ж авансовий звіт.

У ПКО неприпустимі закреслення, а також внесення будь-яких виправлень. З цієї причини його заповнення вимагає підвищеної уваги і акуратності.

Відповідно до законодавства Російської Федерації прибутковий касовий ордер для ІП може не оформлятися. У разі ж, якщо індивідуальний підприємець займається оформленням ПКО і покладає на себе ведення касової дисципліни, документ повинен бути їм і підписаний.

Порядковий номер і дата ПКО відображаються в касовій книзі, після чого прибутковий касовий ордер проходить реєстрацію в журналі КО-3 і відправляється в папку з іншими «пріходнікамі.»

Паралельно з використанням «пріходніков» і «расходников» для обліку грошових коштів організації також застосовують ККМ.

Дозволяється використання ПКО, оформленого як в ручній формі, так і в машинописної. Можливо також використання ПКО, створеного за допомогою онлайн-сервісів.

Детально розглянемо прибутковий касовий ордер. Зразок заповнення і деякі рекомендації, наведені нижче, допоможуть уникнути поширених помилок в майбутньому.

З чого складається прибутковий касовий ордер?

Оформляють цей документ в єдиному екземплярі при внесенні грошей в касу підприємства. Звернемося до форми КО-1. Стає ясно, що ПКО має кілька складових. Перша - це сам прибутковий касовий ордер, а друга - це відривна квитанція.

У заповненому вигляді обидві складові документа повинні бути завірені підписом відповідального співробітника (касира, бухгалтера або керівника організації). На квитанції неодмінно повинна бути печатка організації, яка видала документ. Квитанція є підтвердженням факту прийому грошових коштів і передається людині, яким гроші були внесені.

Як заповнити прибутковий касовий ордер?

Оформлення ПКО не вимагає багато часу, але значно полегшує роботу касира.

Розглянемо прибутковий касовий ордер, приклад заповнення і структуру документа:

  1. Найменування організації.
  2. ОКПО.
  3. Номер, який не повинен відрізнятися з номером, відображеним в журналі реєстрації КО-3.
  4. Дата, яка повинна точно відповідати дню прийому грошових коштів.
  5. Дебет - рахунок бухгалтерського обліку, на якому буде враховано надходження грошей.
  6. Кредит - рахунок бухгалтерського обліку, за кредитом якого відобразиться дана сума.
  7. Сума в цифровому відображенні.
  8. Код цільового призначення, який підлягає заповненню тільки в організаціях, що мають систему кодування.
  9. Прийнято від (прописується назва підприємства, від імені якого надходять гроші, і П.І.Б. співробітника, який вносить кошти).
  10. Підстава (вказується конкретний документ, який є підставою для внесення коштів).
  11. Сума (письмово вказується сума грошей, які надійшли).
  12. У тому числі (дана графа відображає наявність ПДВ).
  13. Додатки (тут вказують супровідні документи операції).
  14. Підписи головного бухгалтера і касира.

Порушення в роботі з прибутковим касовим ордером

Не слід забувати, що нумерація прибуткових касових ордерів ведеться з початку року. Не менш важливо і те, що якщо фактична дата операції не відповідає даті оформлення ПКО, то такий прибутковий касовий ордер буде визнаний недійсним.

Відомі випадки, коли ІП ігнорували заповнення бланка ПКО, при цьому заповнюючи лише прилеглу до нього квитанцію. Такі дії є грубим порушенням касової дисципліни. Спочатку запоняется основний бланк ПКО, а тільки потім проводиться заповнення його квитанції.

Шляхи надходження грошових коштів в касу організації

Як згадано раніше, ПКО застосовують при обліку грошей, що надходять в касу підприємства. Надходження готівки може відбуватися:

  • в якості плати за реалізовану продукцію (послугу);
  • за продане майно;
  • у вигляді повернення невикористаних підзвітних коштів;
  • від засновників при поповненні статутного капіталу;
  • від працівників підприємства (у вигляді повернень, погашення позик, відшкодування збитків;)
  • з банківських рахунків організації.

Обов'язки та порядок роботи касира

Здійснивши процедуру прийняття грошових коштів, касовий працівник запевняє підписом ПКО, а також прилеглу до нього відривну квитанцію. Після цього він на квитанції ставить штамп або ж друк. Квитанція підлягає видачі людині, який вніс гроші. На завершальному етапі операції прийому грошових коштів співробітник каси, скориставшись спеціальним штампом, ставить відмітку «Отримано», вносить дату і запевняє документ своїм підписом.

При роботі з ПКО касовий працівник повинен встановити наявність і справжність підпису головного бухгалтера, а також вивчити документи на відсутність помилок. Застосування факсимільного підпису при оформленні прибуткового касового ордера неприпустимо. Крім того, касиру необхідно відзначити факт присутності документів, які були відзначені в якості додатку.

Будь-які порушення, виявлені в роботі з готівкою, а також порушення касової дисципліни загрожують накладенням адміністративних штрафних санкцій на посадових осіб.

Термін зберігання «пріходніка»

Термін зберігання прибуткових касових ордерів в архіві організації повинен становити не менше п'яти років.

Анульований прибутковий касовий ордер не знищується, а підшивається в відповідну папку і підлягає зберіганню протягом 36 місяців з моменту закінчення календарного року.