Після скасування чітких форм первинних документів бухгалтери зіткнулися з проблемою: яким документом конкретно приймати сировину і списувати його на витрати? Складність процесу полягає в тому, що організація використовує матеріали з різним терміном служби і цінністю. Тому порядок їх обліку не може бути ідентичними. З цієї статті ви дізнаєтесь, як правильно списувати матеріали у виробництві, будівництві та на державному підприємстві.

Оприбуткування запасів

Надходження сировини на склад повинна бути підтверджена бухгалтерськими документами. Варіантів оформлення кілька.

  1. Прибутковий ордер. Оформляється тільки в тому випадку, якщо до якості та асортименту партії немає претензій. Він досить великий, тому можна пропустити наступні реквізити: форми ЄДРПОУ ОКУД
  2. ТОРГ-12. На цій накладній повинна стояти підпис відповідальної особи. В доповнення до неї складається прибутковий ордер.
  3. Акт про приймання матеріалів. Його складають у разі невідповідності асортименту в накладній, а також якщо інше не прописано в договорі з постачальником.

Найчастіше для цієї мети використовується прибуткова накладна з наступними реквізитами:

  • найменування постачальника і покупця
  • юридична адреса організації
  • найменування товарів, що поставляються
  • їх кількість
  • ціна за одиницю і суму.

Видача сировини зі складу

Дана операція повинна бути відображена у відповідних документах:

  • вимозі-накладній при відвантаженні матеріалів зі складу, без обмежень на їх отримання
  • накладної на відпуск сировини на бік при передачі запасів в інший територіальний підрозділ (філія зі складом)
  • лімітно-забірна картка використовується, якщо в організації встановлені обмеження.

Облік запасів у витратах

Після випуску матеріалів зі складу у виробництво їх вартість повинна бути списана у дебет рахунків обліку витрат. Але часто буває так, що запаси фізично «переїхали» зі складу на виробничий ділянку, але ще не були використані. Відстежувати подібні ситуації повинні економісти, а не бухгалтера. У таких випадках, а також якщо у вимозі-накладній не було вказано призначення використання матеріалів, повинен складатися акт витрати.

Вартість сировини залишається незмінною. Списання матеріалів у 1С в таких випадках відображається документом «Переміщення». Є ще одна передумова до його складання. У податковому обліку вартість сировини, яке не було витрачено у виробництві, не може відображатися в сумі витрат поточного місяця. Контролювати цей процес можна документом «Переміщення».

Канцтовари та інші подібні матеріали ставляться на баланс на підставі авансового звіту відповідальної особи або прибуткової накладної постачальника. Але списувати їх цими документами не можна. Для цієї мети використовується та ж лімітно-забірна картка або вимога-накладна. Якщо ж у них не було зазначено цільове призначення, то складається акт. У такому разі показувати використання ручок, паперу та інших МШП краще по частинах. Або списувати великі суми один раз в квартал або півроку. Інакше контролюючі органи можуть нагрянути з позаплановою перевіркою.

Списання будівельних матеріалів

При зведенні навіть маленьких об'єктів важливий коректний бухгалтерський облік. Від вартості списаного сировини залежить ціна. При цьому важливо правильно враховувати відпущені у виробництво, передані для будь-яких потреб, реалізовані та ліквідовані запаси. Списання матеріалів у будівництві має свої нюанси. Облік ТМЦ починається на етапі складання проектно-кошторисної документації.

Державні норми списання матеріалів прописані в документі СНиП. Контроль за їх виконанням здійснює виробничо-технічний відділ (ПТО). Керівник окремим наказом призначає відповідальних за дану операцію. Зазвичай це начальник дільниці виробництва, інженер і бухгалтер. У наказі також прописується відповідальність кожної уповноваженої особи.

Оцінка сировини

Запаси повинні ставитися на прихід і списуватися за фактичною собівартістю, яка включає: ціну одиниці матеріалу, транспортні витрати, консультаційні та інші витрати, мито, вартість послуг посередників.

Собівартість самого дорогого сировини розраховується для кожної позиції окремо. Але такий варіант використовується досить рідко. Найчастіше запаси в сумі витрат обліковуються за середньою собівартістю або за методом FIFO. Суть його полягає в тому, що спочатку списується раніше оприбутковане сировину.

Залежно від домовленості з постачальником і наявності розрахункових показників використовуються різні документи, що підтверджують списання матеріалів:

  • норми витрати для конкретного виробництва, затверджені керівництвом
  • кошторисні дані
  • журнали виконаних робіт (форма КС-6а)
  • дані про фактичну витрату сировини (№ М-29).

Останню форму потрібно регулярно допрацьовувати для конкретної будівельної галузі. Вона повинна включати два розділи: нормативна потреба сировини в залежності від обсягу робіт та фактичні відхилення.

Оптимальний порядок списання сировини:

  • видача матеріально начальнику виробництва на основі матеріального звіту з залишками запасів на його складі — початок кожного місяця
  • складання форми М-29 відповідальною особою — по закінченні звітного періоду
  • передача даних для перевірки в ПМО, головному інженеру і потім в бухгалтерію.

Так здійснюється списання матеріалів у будівництві.

Перевищення норм використання ТМЦ

Якщо ТПО виявив невідповідність деяких норм витрачення запасів, то начальнику виробництва необхідно написати пояснювальну записку встановленої форми. Також спеціальний комісією повинен бути складений акт про використання сировини. Всі ці документи прикріплюються до звіту М-29. Якщо перевитрата був викликаний розкраданням або псуванням, то необхідно звернутися у відповідні органи для отримання довідок. Якщо керівник визнає дані обґрунтованими, то сировина може бути списано.

Так як використання матеріалів наперед вказується в кошторисній документації, яку можна змінювати в ході будівництва, то всі витрати несе забудовник. В такому випадку керівник повинен вжити всіх заходів для пошуку винних осіб, щоб стягнути з них збитки. У разі пожежі, розкрадання або інших надзвичайних ситуацій бухгалтерія відносить витрати до позареалізаційних.

Списання матеріалів у бюджетній установі

Переміщення запасів всередині організації оформлюється наступними документами:

  • Відомості на видачу кормів.
  • Вимогою-накладною.
  • Меню-вимогою на видачу продуктів.
  • Відомістю відпуску матеріальних цінностей.

Крім вище зазначених документів списання матеріалів може також здійснюватися на підставі:

  • Подорожнього листа (для всіх видів паливно-мастильних матеріалів).
  • Акта про списання запасів.
  • Акта про списання господарського інвентарю.

У цих документах обов'язково повинні бути вказані наступні реквізити:

  • найменування, дата складання
  • назву установи та її коди (ІПН, ОКПО, КПП)
  • найменування господарської операції
  • вимірювачі
  • посадові особи, їхні підписи.

Умовно товарні запаси можна розділити на такі групи: ті, облік яких необхідно продовжувати після передачі в експлуатацію, і сировину, контролювати яке немає необхідності. Витрата другої категорії оформляється Відомістю видачі матеріальних цінностей на потреби організації. Цим же документом канцтовари відпускаються співробітникам підприємства і списуються у момент введення в експлуатацію.

Використання інших запасів фіксується Вимогою-накладною, з зазначенням найменувань, кількості, відповідальних осіб і цільового призначення. Документи, що підтверджують використання матеріалів, затверджуються керівником організації. Акт про списання м'якого і господарського інвентарю оформляється на підставі рішення комісії. Відповідальні особи фіксують використання запасів у Книзі чи Картці обліку. Ось так виробляється списання матеріалів у бюджетній установі.

Паралельно з видачею запасів зі складу проводиться їх списання з рахунків бухгалтерського обліку і зарахування їх на відповідні статті витрат. Ця операція оформляється лімітно-забірною карткою, вимогою-накладною. Але оскільки їх форма чітко не прописана в управлінському обліку, то кожне підприємство допрацьовує документи під себе. Таким чином, списання матеріалів у виробництві, як і будь-який інший області, проводиться за уніфікованим документом. Якою б папером проводилася операція, головне, щоб в ній були вказані всі реквізити. Нижче представлені відповідні проводки.

Списання матеріалів (таблиця):

Занесення даних в базу

На сьогоднішній день для ведення бухгалтерського обліку використовується спеціалізована програма 1С 8.2. В неї заноситься вся інформація про товарні запаси, оформляється надходження та списання матеріалів. Зразок документів (типова форма) вже вбити в базу. Користувачеві потрібно тільки заповнити відповідні поля. При цьому дуже важливо коректно вказувати найменування позиції і рахунки обліку.

Щоб оприбуткувати матеріали в типовій програмі «1С: Бухгалтерія 8», необхідно виконати одну з наступних операцій:

  • «Номенклатура і склад» — «Довідники» — «Номенклатура» — «Матеріали»
  • «Підприємство» — «Товари» — «Номенклатура» — «Матеріали».

Далі необхідно вибрати «Надходження товарів і послуг» в підменю «Купівлі і продажу». Цим документом формується проводка у Дебет рахунку 10. Списання матеріалів у 1С 8.2 оформляється стандартним документом «Вимога-накладна», який знаходиться в розділі «Випуск продукції» меню «Виробництво».

У вікні, спочатку потрібно вибрати склад. Якщо запаси, які будуть проводитися одним документом, оприбутковані по-різному, то в шапці слід встановити галочку напроти пункту «Рахунки витрат» на закладці «Матеріали». Цей чекбокс додає відповідну графу у форму документа.

Для швидкого заповнення номенклатурних позицій в документі, можна скористатися кнопкою «Підбір». При цьому на екрані з'явиться довідник матеріалів, в якому потрібно вибрати позиції, визначити рахунки обліку та кількість. Документ проводиться після натискання кнопки «ОК». При цьому запаси будуть списані за середньою собівартістю зі статті «Сировина і матеріали» в Дебет рахунків (20.01, 26, 25, 44.01). У друкованій формі виводиться накладна за формою М11. Її підписують відповідальні особи, а потім ставиться штамп.

Це стандартний документ, який формується, якщо сировина було використано на конкретні цілі. У всіх інших випадках списання матеріалів оформляється однойменною документом, який знаходиться в меню «Склад». Принцип його заповнення аналогічний описаному вище: у вікні спочатку необхідно вибрати склад, потім вбити номенклатурні позиції, їх кількість і вказати рахунки обліку.

Якщо програма видає помилку при проведенні документа, то можливі три варіанти: або в самому бланку були заповнені не всі поля, або зазначено невірний рахунок обліку, або вибраного сировини на складі не було. Для початку необхідно перевірити сам документ. Неправильний рахунок обліку міг з'явитися, якщо бланк створювався шляхом копіювання попереднього. Якщо помилка викликана нестачею матеріалів на складах, то є сенс перевірити послідовність проведення документів (прихід-витрата) і змінити дату або час списання. Ось як проводиться списання матеріалів у виробництві.

Отже, ми розглянули всі нюанси цього питання. Облік списання матеріалів дозволяє якісно контролювати наявність запасів і спрощує роботу бухгалтерії. Це допомагає уникнути проблем з контролюючими органами з питання використання сировини. Державні норми списання матеріалів прописані в СНиП. Контроль за їх виконання здійснює ОТП. Оскільки на вищому рівні чітко не прописані документи, що підтверджують витрату сировини, то кожне підприємство допрацьовує універсальні форми самостійно. Наказ на списання матеріалів обов'язково повинен бути підписаний керівником організації.