Структурний підрозділ - це структурна частина організації, яка виконує певні виробничі або функціональні завдання в рамках статуту і посадових інструкцій працівників.

Правові аспекти роботи структурних підрозділів

Структурний підрозділ не може бути розглянуто окремо від підприємства, адже воно не наділене юридичною або економічною самостійністю. Відповідно до законодавства, можна виділити наступні особливості даних структурних одиниць:

  • якщо керівництво підприємства прийняло рішення про те, що необхідно створити структурний підрозділ, то немає ніякої потреби або зобов'язання повідомляти про це в реєстраційні органи;
  • не потрібно постановка на облік у податкових органах, пенсійних і страхових фондах;
  • для структурного підрозділу не ведеться окремих бухгалтерських документів, а його діяльність відбивається в загальному балансі організації;
  • для даного ланки не призначається окремий статистичний код;
  • не допускається відкриття окремих банківських рахунків для структурного підрозділу.

Положення про підрозділах

Діяльність структурного підрозділу здійснюється на підставі спеціального положення, яке розробляється керівництвом підприємства відповідно до встановлених законодавчими нормами. Документ містить в собі такі основні розділи:

  • загальні положення, в яких проводиться опис самого підприємства, а також намірів про створення певної організаційної структури;
  • огляд чисельності та складу персоналу як в загальному, так і по кожному підрозділу;
  • функції, які має виконувати структурну ланку;
  • визначення цілей його діяльності, а також постановка задач, які забезпечать їх досягнення;
  • призначення керівництва підрозділів, а також визначення кола їх повноважень
  • опис механізмів взаємодії між структурними підрозділами, а також з керівними органами;
  • визначення відповідальності підрозділу в цілому, а також керівника і окремих працівників особисто;
  • порядок ліквідації структурного ланки із зазначенням процедури, а також істотних причин.

Вимоги до структурних підрозділів

Щоб забезпечувати безперервну ефективну роботу, структурний підрозділ має відповідати ряду обов'язкових вимог, а саме:

  • підпорядкування повинно бути централізованим, тобто кожен з працівників повинен бути підзвітним безпосередньо керівнику даного структурного ланки, який, у свою чергу, регулярно надає звітність генеральному директорові
  • робота підрозділу повинна бути гнучкою, з можливістю швидко реагувати на будь-які зміни як всередині організації, так і в зовнішньому середовищі;
  • робота кожної структурної одиниці повинна бути строго спеціалізованої (тобто ланка має відповідати за певну сферу діяльності);
  • навантаження на одного керівника не повинна бути занадто великою (не більше 20 осіб, якщо мова йде про середній ланці);
  • незалежно від свого функціонального призначення, підрозділ має всіляко забезпечувати економію фінансових ресурсів.

Функції структурних підрозділів

Кожен структурний підрозділ організації покликане виконувати певні функції, відображені у відповідному положенні. Їх зміст залежить від сфери та роду діяльності ланки. При розробці функцій керівництво має ґрунтуватися на наступних вимогах:

  • формулювання функцій має на увазі одночасну постановку завдань для їх досягнення;
  • позначення функцій в документі здійснюється в порядку спадання (від основних до побічних);
  • функції різних структурних підрозділів не повинні перетинатися між собою і повторюватися;
  • якщо у ланки є певні зв'язки з іншими структурними одиницями, то їх функції повинні бути узгоджені, щоб уникнути протиріч;
  • всі функції підрозділів повинні мати чітке числове або тимчасове вираз, щоб забезпечити можливість оцінки якості роботи;
  • при розробці функцій потрібно звертати увагу на те, щоб вони не виходили за рамки повноважень або прав керівництва.

управління підрозділами

Як і підприємство в цілому, всі його ланки потребу в ефективному керуванні. Безпосередню відповідальність за виконання цього завдання несе керівник структурного підрозділу. Варто зазначити, що методика і моделі управління можуть бути обрані локальним начальством самостійно або ж делеговані зверху.

Залежно від сфери діяльності підрозділу, а також рамок відповідальності керівника, останній має право делегувати деякі повноваження своїм підлеглим. При цьому повинна дотримуватися сувора система звітності і контролю. Підсумкова відповідальність за результати роботи лежить виключно на керівника.

Діяльність повинна бути організована таким чином:

  • на початку періоду керівник здійснює планування, що закріплюється у відповідних документах;
  • далі йде безперервний моніторинг результатів роботи, щоб мати можливість вчасно зреагувати на відхилення;
  • в кінці звітного періоду проводиться перевірка на відповідність результуючих показників плановим.

Структурний підрозділ організації - це її основна робоча осередок, яка виконує ті чи інші функції, регламентовані відповідним положенням. Варто зазначити, що такий структурний поділ доцільно тільки в рамках великого підприємства, адже в невеликих фірмах повноваження можуть бути розподілені між окремими працівниками.

Важливо організувати ефективну взаємодію між різними структурними підрозділами. Їх функції не повинні дублюватися, а також суперечити один одному. Особлива увага приділяється питанню організації керівництва. Начальство структурного ланки хоч і має широкі повноваження щодо його управління, але тим не менше зобов'язується неухильно виконувати всі розпорядження і вимоги генерального директора.