Документ являє собою матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація. Слово має латинське коріння і переводиться як «доказ, зразок, свідоцтво». Розглянемо, які бувають типи документів.

Термінологія

У законодавстві міститься визначення документа. Відповідно до неї, він являє собою матеріальний носій інформації, зафіксованої в ньому у формі тексту, зображення, звукозаписи або їх поєднання. Практично всі типи документів мають свої реквізити. За цим елементам можна ідентифікувати носій. Він використовується для передачі відомостей в просторі і часі для зберігання і подальшого застосування. Дане визначення характеризує документ у вузькому сенсі. У широкому сенсі як такого носія інформації можуть виступати різні об'єкти. Наприклад, документами можна вважати книги, скульптури і так далі.

Основні характеристики

В даний час існують різні типи документів. Всі вони мають свою специфіку, відмінні риси. Проте їх все об'єднує одне призначення — вони застосовуються для передачі якоїсь інформації. Найважливішими носіями відомостей вважаються документи громадянина. Вони виступають в якості посвідчень, що дозволяють ідентифікувати того чи іншої людини, вказують на його приналежність до якого-небудь об'єднання або можливості здійснювати ту чи іншу діяльність. В інформаційних системах, з одного боку, документ як матеріальний об'єкт характеризується комплексом значень його властивостей (елементів, атрибутів), тобто його метаданими. Разом з цим описується зміст присутніх і закріплених у ньому відомостей. Це, як правило, здійснюється за допомогою індексів або кодів. Наприклад, лікарі, заповнюючи певні медичні документи, використовують шифри замість слів.

Діловодство

Різні типи документів можуть стосуватися одного питання. У ряді випадків для спрощення роботи з ними їх об'єднують. Сукупність носіїв, присвячених якомусь питання, називається документацією. У процесі її створення і оформлення здійснюється запис інформації. Вона виконується за певними правилами. Особливо це стосується випадків, коли створюються документи підприємства. В організації в обов'язковому порядку повинен бути людина, яка буде фіксувати інформацію на носії. Будь-які, в тому числі спільні документи компанії, виступають в якості джерела тих чи інших відомостей.

При недотриманні встановлених правил важлива інформація може бути втрачена. В ході документування необхідно враховувати існуючі законодавчі норми, дотримуватися загальнодержавні вимоги щодо складання та оформлення відомостей. Для більш повної реалізації приписів видаються спеціальні інструкції, правила, встановлюється порядок діловодства. Так, бухгалтерські документи оформляються за ПБО. У цих Правилах встановлено основні вимоги до змісту звітності. Для спрощення роботи використовуються бланки документів, затверджені на урядовому рівні. Їх використання є обов'язковим для всіх організацій, що діють в тих чи інших сферах.

класи документів

Всі носії тих чи інших відомостей можна розділити за різними ознаками. Так, за походженням виділяють особисті і офіційні документи. До перших відносять носій інформації, створений людиною за межами його професійної діяльності. До особистих документів відносять листування, щоденники, мемуари і так далі. Вони все створюються в рамках приватного життя особи. Офіційними вважаються документи, які складаються, оформляються і засвідчуються у відповідному порядку фізичним або юридичною особою.

У цієї категорії виділяють групу особистих носіїв інформації. До них, зокрема, відносять документи, які дозволяють ідентифікувати особу (вид на проживання, паспорт), засвідчують освіта і спеціальність (атестат, диплом), трудовий стаж і так далі. Діловодні служби здійснюють роботу зазвичай з офіційними носіями відомостей. Більшість з них належать до сфері управління. Вони створюються для реалізації таких функцій і завдань, як планування, фінансування, облік (бухгалтерські документи), постачання, контроль і так далі. У поточній діяльності компанії використовуються службові носії інформації.

Категорії за способом внесення відомостей

Залежно від того, як здійснюється запис інформації, виділяють документи:

  • Письмові. Це текстовий носій, відомості в якому фіксуються різними видами письма.
  • Рукописні. У такий документ відомості вносяться від руки.
  • Текстові. На такому носії присутній мовна інформація, зафіксована за допомогою будь звукозаписної або письмовій системи.
  • Електронні. Ці документи створюються з використанням комп'ютера.
  • Машинописні. На такі носії письмові знаки наносять за допомогою технічних засобів.
  • Образотворчі. Документи цієї категорії ілюструють інформацію, шляхом ілюстрування якогось об'єкта.
  • Фотографічні - створені за допомогою фотопріемов.
  • Кінематографічні — аудіовізуальні або зображувальні документи.

В управлінській діяльності компаній використовуються текстові носії інформації, які створені машино- або рукописним, а також електронним способами. Діловодні служби здійснюють їх обробку і зберігання. Документи також можуть бути:

  • Бєловим. В таких документах текст складений без помарок та виправлень або перенесена з іншого носія.
  • Чорновими. Такі документи відображають роботу редактора або автора над текстом.

Залежно від ставлення до управлінського апарату організації розрізняють вхідні, внутрішні та вихідні носії інформації. Вони, як правило, мають свій порядковий номер.

Обсяг змісту та обмеженість доступу

Залежно від кількості питань, які висвітлює текст, розрізняють прості і складні документи. До перших відносять, наприклад, заяви, листи та інше. В їх тексті торкнуться одне питання. Складні документи можуть бути спрямовані кільком посадовим особам, структурним підрозділам, установам відразу. До них, зокрема, відносять рішення, постанови, накази, інструкції та інші. Частина з них використовується як юридичні документи.

Наприклад, локальні нормативні акти організації — накази, розпорядження. Серед них є і технічні документи. Наприклад, це можуть бути регламенти, стандарти, інструкції і так далі. В залежності від обмеження доступу документи можуть бути несекретними, секретними і для службового користування. Останні можуть вільно використовуватися при необхідності співробітниками цієї компанії. Для роботи з секретними документами необхідно отримання спеціального дозволу. Використання їх здійснюється за встановленими правилами. Багато з них також використовуються як юридичні документи. Секретні та службові носії інформації позначаються відповідними грифами.

спосіб викладу

За цим критерієм документи поділяють на:

В останніх зміст викладено у формі пов'язаного тексту. Автор (укладач, виконавець) індивідуальних документів готує оригінальне виклад, що стосується одного або декількох питань для виконання певної управлінської задачі. Такі носії інформації являють собою літературний текст. Трафаретні документи відрізняються формалізованим викладом. У них використовуються попередньо підготовлені фрази або окремі фрагменти повторюваного тексту і присутні пропуски для внесення змінних відомостей. До найпоширеніших видів таких документів відносять довідку або анкету.

Змінна інформація вписується у них зазвичай від руки. Для постійної інформації існують спеціальні бланки документів. Наприклад, це можуть бути листи, декларації і так далі. Типовими документами користуються для фіксування повторюваних дані. Тексти складаються за зразком. Наприклад, це можуть бути правові документи (угоди, договору), інструкції, правила і так далі. Метод типізації в діловодстві використовується для складання форм текстів — зразків (еталонів). На їх основі створюються ті чи інші документи. Типовим називають текст-зразок. Згодом на його підставі викладаються тексти з аналогічним змістом.

Ступінь достовірності

Документи можуть бути оригінальними, дублікатами і копіями. Оригіналами називають єдиний або перший екземпляр. Це, як правило, юридичні документи, які засвідчені підписом уповноваженої особи, грифом затвердження, відбитком печатки і реєстраційним індексом. В оригіналі в обов'язковому порядку присутні відомості, які підтверджують його достовірність. Так, правові документи, наприклад, містять інформацію про автора, місце, час створення. Дублікатом називають повторний екземпляр. Такий документ також має юридичну силу. Дублікати оформляються при втраті оригіналу. Наприклад, в разі втрати трудової книжки, роботодавець зобов'язаний видати працівнику повторний екземпляр. Копія повністю або частково відтворює інформацію з оригіналу. Такий документ не має юридичної сили. Копія набуває її при нанесенні на неї відповідних реквізитів. Наприклад, копія довіреності, засвідчена у нотаріуса, має юридичну силу.

Інші критерії

Залежно від терміну, протягом якого інформаційні носії присутні в установі, виділяють: документи постійного, тимчасового (до десяти років) і довготривалого (більше 10 років) зберігання. Ті чи інші періоди встановлюються Федеральним архівом і закріплюються у відповідних переліках. Залежно від способу передачі розрізняють:

  • Телефонограми.
  • Телекси.
  • Електронні повідомлення.
  • Телеграми.
  • Листи.
  • Факсограми.

Для передачі одних використовується офісна техніка (факс, наприклад).

Призначення інформаційних носіїв

Документи, відобразивши (зафіксувавши) ті чи інші відомості, забезпечують, таким чином, їх накопичення та збереження, можливість передачі зацікавленим особам, багаторазове використання. Носії інформації вважаються одним з обов'язкових елементів внутрішньої структури організації, установи, компанії, за допомогою якого забезпечується взаємодія підрозділів. На підставі тієї чи іншої інформації приймаються різні рішення. Відомості виступають як докази виконання розпоряджень, джерело узагальнень, матеріал для довідково-пошукової діяльності. Документ в управлінській роботі є і предметом, і результатом праці, оскільки прийняте рішення записується, фіксується в ньому. Завдання діловодів стежити за збереженням, своєчасною здачею, видачею інформаційних носіїв. Якщо робота стосується паперових або електронних документів, то фахівці повинні дотримуватися встановлених вимог при їх оформленні.

Основні ознаки

До зовнішніх параметрах документа відносять ті, які відображають його розмір і форму, спосіб запису, а також елементи оформлення. Автором виступає юрособа або людина, що склала текст. У документі присутні кілька елементів, які називаються реквізитами. Зокрема, до них відносять:

  • Найменування.
  • Адресата.
  • Автора.
  • Дату.
  • Текст.
  • Резолюцію.
  • Підпис.
  • Гриф затвердження, погодження і так далі.

В різних документах використовуються різні набори реквізитів. Деякі мають обмежену кількість обов'язкових елементів. Кількість реквізитів залежить від мети створення, призначення, вимог до форми і змісту документа, а також способи запису відомостей.

Він являє собою сукупність реквізитів. Формуляр, який використовується для певного виду документів (розпорядження, наказу), називається типовим. Він характеризується певним набором реквізитів, які розташовуються в суворій послідовності.

Наприклад, в формуляр заяви включають: адресата, автора, найменування документа, текст, особистий підпис, дату. Один носій інформації вважається одиничним екземпляром. Однак діяльність організації оформляється і фіксується в комплексі цілого ряду документів. Вони або їх групи взаємодіють певним чином і відповідають управлінським функціям. Сукупність носіїв інформації, які взаємопов'язані за своїм найменуванням, призначенням, ознаками, сфері поширення, а також єдиним вимогам, що пред'являються до їх оформлення, формують систему документації. В даний час в діловому обороті компаній офіційна інформація поміщається на паперові та електронні носії.