Особиста ефективність - головний секрет успіху у всіх справах, а вона залежить, в тому числі, від уміння правильно розподіляти тимчасові ресурси. Управління часом піддається науковому вивченню і планування. Існують особливі техніки, які дозволять правильно розподілити час, щоб його вистачало на все.

Поняття тайм-менеджменту

Людина при народженні отримує унікальний, непоправний ресурс - час. Від того, як він їм розпорядиться, залежить найчастіше успіх людини в справах, його результативність. Управління часом, або тайм-менеджмент, - це багатоступінчастий процес, що включає навички планування, аналізу та організацію процесів.

Ідея управління часом зовсім не нова, ще в перші роки нашої ери римський філософ Сенека писав про те, що час вимагає особливого ставлення, і сформулював перші правила тайм-менеджменту: потрібно вести щоденник-облік часу, потрібно оцінювати, наскільки корисно проведено час і як насичений був часовий відрізок подіями. Пізніше філософи не раз міркували про те, як утримати витікає час, висували теорії і винаходили методи його економії та раціонального витрачання.

Але науковий підхід до управління цим ресурсом з'являється тільки на рубежі 19 і 20 століть. Фредерік Тейлор, американський інженер, запропонував концепцію управління часом працівників і пов'язав цей процес з мотивацією і целеполаганием. Російські вчені на початку 20 століття створили цілий напрям, зване «науковою організацією праці» і заклала серйозний фундамент для сучасної теорії управління часом. Термін «тайм-менеджмент» з'являється тільки в 70-х роках 20 століття, і до початку 21 століття ця галузь перетворилася в одну з найважливіших і опрацьованих частин менеджменту.

види часу

Для того щоб чимось керувати, потрібно зрозуміти суть об'єкта. Час - специфічний об'єкт менеджменту, щоб його грамотно витрачати, варто розділити його на види. Перша класифікація базується на поняттях робота і відпочинок, в цьому випадку час ділиться на робоче і досуговое, або вільне. Управління порами року дозволяє виділяти такі види, як сезонний час: високий і низький сезон витрачання часу.

Також можна класифікувати часовий ресурс в залежності від діяльності, якою воно присвячене, тоді виділяється робоче, особисте і суспільне час. Робоча витрачається на виконання службових обов'язків, планування, приватне включає відпочинок, освіту, розваги, а суспільне витрачається на сім'ю, друзів, встановлення різних комунікацій. Коли мова йде про планування, то зазвичай в розрахунок береться робочий час, хоча, безумовно, необхідно отримані навички економного витрачання часу застосовувати до всіх його видів.

Функції тайм-менеджменту

Будь-менеджмент виконує головну функцію - це раціональне використання ресурсів. Функції управління часом полягають в плануванні, розподілі та витрачанні цього невідновлюваної ресурсу. Тайм-менеджмент необхідний для того, щоб найбільш ефективно використовувати наявний запас часу, що безпосередньо відбивається на результативності продуктивності людини або співробітника. Головні функції тайм-менеджменту - це планування використання часу, організація процесів з використання часу, контроль за дотриманням принципів і фіксація витрат часу.

Переваги застосування тайм-менеджменту

Управління часом дає цілий ряд позитивних результатів. Щоб досягти успіху в будь-якій діяльності, потрібно навчитися правильно витрачати свій час. Людина, котра опанувала технології тайм-менеджменту, отримує такі переваги:

  • швидше і частіше досягає поставлених цілей;
  • сам створює обставини свого життя і може їх контролювати;
  • здатний досягти будь-якої мети і успіху в будь-якій діяльності;
  • менше відчуває нервових переживань, так як в його житті немає місця метушні і поспіху;
  • має достатньо часу для самоосвіти і духовного розвитку;
  • має план дій на кожен день, стає більш дисциплінованим і зібраним;
  • більше відпочиває і тому відчуває себе бадьорим і здоровим, має більше можливостей для спілкування з друзями і близькими, на заняття хобі;
  • більш результативним у роботі;
  • в кінцевому підсумку людина більш впевнений в собі і щасливий.

Структура процесу управління часом

Система управління часом включає в себе кілька основних процесів:

  • аналіз - для того щоб кудись рухатися, потрібно знати, чого хочеш і якими ресурсами володієш;
  • стратегічне планування;
  • формулювання цілей;
  • тактичне і оперативне планування;
  • досягнення мети;
  • контроль витрачання ресурсів і досягнення мети.

Є й інші підходи до визначення структури тайм-менеджменту, в ньому виділяють 4 області формування знань, навичок і звичок, до них відносяться:

  • цілепокладання, освоєння техніки постановки цілей;
  • вміння розподіляти пріоритети;
  • вміння користуватися інструментами планування і грамотне їх застосування;
  • вироблення, закріплення і застосування навичок раціонального використання часу.

Види управління часом

Як і будь-який менеджмент, Головне управління часом можна розділити на стратегічне й оперативне планування. Також можна розділити на види управління цим ресурсом за термінами: довгострокове і короткострокове, яке, по суті, дублює першу класифікацію.

Стратегічне планування пов'язане з досягненням довгострокових, глобальних цілей, при цьому час розподіляється на рік і більше. Воно пов'язане з прогнозуванням, ґрунтується на глибокому аналізі ситуації.

Поточне управління часом пов'язано з досягненням цілей в невеликій перспективі: від місяця до півроку. Воно вбудовано в стратегічний план, але охоплює лише найближчу його частина.

Оперативне розподіл часу пов'язано зі складанням планів на тиждень і на день. Тактичне розподіл ресурсів пов'язане з реальною, поточною ситуацією, в яку обставини можуть вносити корекцію.

Загальні принципи управління часом

Процеси управління часом базуються на головних принципах, до них відносяться:

  • Правильна постановка мети. Від цього залежить її досяжність і мотивація до її досягнення. Існують різні техніки постановки цілей, найбільш відомою і ефективною є модель SMART.
  • Мотивація. Економія часу повинна бути усвідомленою і пов'язаної з задоволенням якихось важливих потреб, інакше успіху від тайм-менеджменту чекати не доводиться.
  • Економія. Управління часом необхідно для того, щоб зняти або знизити тимчасової дефіцит, підвищити результативність за ті ж відрізки часу.

Методи тайм-менеджменту

Сьогодні відомі різні стратегії і техніки з розподілу і використання часу. Найвідоміші методи управління часом такі:

- Матриця Ейзенхауера. Цей метод полягає в заповненні матриці по 4 характеристикам: важливо-неважливо, терміново-нетерміново. Всі справи на планований період оцінюються за цією шкалою і ранжуються для виконання. В першу чергу виконуються термінові і важливі справи, менш термінові і важливі справи відкладаються на другу чергу, головне - не затягувати їх виконання, щоб вони не перейшли в першу категорію. Термінові і менш важливі справи по можливості потрібно делегувати підлеглим, нетермінові і неважливі справи не повинні накопичуватися, тому їх варто передоручати або зовсім не виконувати і виключати з планів.

- Піраміда Б. Франкліна. Ця ґрунтовна модель вимагає в перший раз ґрунтовної підготовки, а потім нею легко користуватися. Підставою піраміди є глобальні цілі і життєві цінності людини. Другий рівень - довгострокові цілі на 10-20 років. Третій - стратегічний план, рішення про способи досягнення глобальних цілей. Далі - план на найближчий рік, потім короткостроковий план. Нагорі - план на день. Таку піраміду потрібно періодично піддавати ревізії і оновленню.

Існують і інші техніки управління часом, але всі вони базуються на вмінні відокремлювати важливе від неважливого, навичках постановки правильних і досяжних цілей і на мотивації до економії часу.

Управління робочим часом: основні прийоми і правила

Раціональний розподіл робочого часу - це найважливіше завдання для людей, які прагнуть до підвищення своєї ефективності. Методи управління часом, менеджмент спрямовані на те, щоб ліквідувати дефіцит робочого часу. Тому надзвичайно важливо планувати робочий день, виходячи з таких принципів:

  • потрібно забезпечити можливість фіксувати час, що витрачається на різні операції;
  • при складанні плану потрібно 60% часу відвести на планові роботи, 20% - на непередбачені справи, 20% - на спонтанні завдання;
  • потрібно виявити «поглиначів часу» і максимально усунути їх;
  • потрібно ранжувати робочі завдання по терміновості і важливості;
  • планування часу має бути систематичним, послідовним, обгрунтованим.

Для управління часом в організації часто застосовується метод АВС, він дозволяє класифікувати ресурси компанії за ступенем значущості. Він будується на трьох принципах:

  • найбільш важливі справи виконуються керівником, на їх виконання він витрачає 15% свого часу;
  • завдання середньої важливості делегуються менеджерам, їм відводиться 20% робочого часу;
  • менш важливі завдання делегуються виконавцям, які витрачають 65% свого часу.

Тайм-менеджмент в організації

Управління часом в компанії - це спосіб заощадити до 30% робочого часу фахівця. Тому необхідно приділяти цьому належну увагу. Управління часом в організації лягає на плечі менеджерів, які складають оперативні та середньострокові плани роботи для виконавців. Сьогодні є чимало комп'ютерних програм, які дозволяють планувати робочий час співробітників, а також контролювати виконання завдань і витрачається час. Наприклад, Toggl, Бітрікс «Команда» і «Проект». Існує три основних стратегії тайм-менеджменту організації:

  • Прискорення. Необхідно максимально зменшити витрачається час на виконання типових, особливо повторюваних операцій.
  • Накопичення. Слід виявити резерви і пріоритети на кожному виробничому етапі, сформувати резерв часу для виконання непередбачених завдань.
  • Впорядкування. Необхідно впроваджувати ефективні системи планування та контролю за витрачанням часу.

Управління вільним часом

У будь-якої людини завжди відчувається брак вільного часу, і його потрібно так само ретельно планувати, як і робоче. Для цього потрібно навчитися строго відокремлювати роботу від відпочинку, щоб був час відновити працездатність. Під час відпустки потрібно обмежити себе від дзвінків і повідомлень по роботі, щоб повноцінно відпочити. Побутові роботи потрібно навчитися організовувати з максимальною економією часу. Потрібно сформувати навик виявлення найважливіших завдань, щоб вистачало часу не тільки на розслаблення, а й на саморозвиток. Також слід навчитися відмовлятися від дрібних рутинних, нікому не потрібних справ, залишаючи максимум часу для досягнення пріоритетних цілей.