У бюджетних установах для того, щоб здійснювати держзакупівлі, повинні бути призначені відповідальні особи або створено спеціальний структурний підрозділ. Дане положення прописано у відповідному документі - 44-ФЗ. Постараємося розібратися в усіх нюансах і тонкощах даного питання.

Сфера діяльності контрактної служби (КС) і контрактного керуючого (КУ)

Контрактна служба (контрактний керуючий) займається закупівлею. Діяльність починається зі стадії планування і визначення виконавця (постачальника, підрядчика). Завершальний етап - аналіз ефективності результату і виконання зобов'язань усіх сторін контракту.

Отже, робота контрактного керуючого (контрактної служби) - здійснення повного закупівельного циклу. Він включає в себе також претензійно-позовну стадію.

Але це тільки верхівка айсберга. Основних позицій, за які відповідають дані фахівці, дуже багато. Постараємося розібратися в базових нюансах даного процесу.

Створення контрактної служби, або призначення КУ

Даний процес складається з декількох етапів.

Для початку керівник повинен зайнятися вивченням правових актів 44-ФЗ. Далі відбувається створення служби. Керівник визначає начальника і кількість співробітників.

Отже, займатися цим процесом будуть більше двох осіб. Безпосередній начальник може кожному з них надати свій фронт роботи і особливу спеціалізацію. Подібні ситуації розвиваються зазвичай в двох основних варіантах.

По-перше, начальник може поділити професійні обов'язки співробітників по функціоналу державних закупівель. Наприклад, один займається ТЗ, інший - звітністю, третій здійснює процес взаємодії з постачальниками, четвертий проводить моніторинг та інше.

Другий варіант. У кожного співробітника з'являється можливість здійснювати весь цикл закупівельних процедур. Але начальник визначає для кожного певний перелік напрямків.

В іншому випадку, якщо немає необхідності в створенні окремого підрозділу (на цьому зупинимося нижче), здійснюється призначення контрактним керуючим того чи іншого працівника. Останній буде один виконувати обов'язки цілого підрозділу. Діяти фахівці повинні строго відповідно до прописаними правами і обов'язками.

Саме таким чином виділені етапи повинні бути реалізовані.

Керівнику необхідно пам'ятати ще один важливий факт. При роботі з держзакупівлями виникає маса дій, неправильне рішення яких може призвести до негативних юридичних наслідків, штрафів і різного виду відповідальності. Тому діяльності тільки співробітників КС або контрактного керуючого недостатньо. Вони повинні мати можливість отримувати кваліфіковану консультацію юриста, який спеціалізується на даних питаннях (постійну або в міру виникнення необхідності). При можливості такої співробітник повинен бути в штаті організації, особливо у великій.

Природно, керівнику необхідно приділити увагу навчанню або перенавчання співробітників служби. Зупинимося на цьому більш детально.

Навчання співробітників. Необхідно воно?

Неважливо, чи буде це спеціальний структурний підрозділ або просто контрактний керуючий. Навчання, згідно з федеральним законом (44-ФЗ), є обов'язковим для тих, хто займається закупівлями в державній установі. Співробітникові необхідно мати среднеспециальное професійну або вищу освіту.

До моменту вступу в силу зазначеного вище закону контрактний керуючий або контрактна служба повинні були грамотно складати заявку і простежити, щоб замовлення правильно розмістили. Нерідко на цьому всі основні справи закінчувалися.

У теперішній же час в обов'язки співробітників КС входить забезпечення всього процесу закупівлі, починаючи від планування до утилізації. Більш того, контрактний керуючий зобов'язаний тепер прораховувати ризики і можливі наслідки його рішень. Йдеться нерідко про стратегічні управлінських рішеннях цих співробітників. Тому робота стає складніше, з'явилися багато додаткові обов'язки і тонкощі.

Керівник повинен приділити важливому питанню навчання співробітників значну увагу. Дані співробітники, як було зазначено вище, здійснюють закупівлі за контрактами організації, відповідаючи за кожен етап цього процесу до самого кінця. Вони несуть відповідальність за товар (послугу), за здійснення оплати своєчасно, документацію і складання плану закупівель для даної організації. Ці позиції є основними.

Завдяки якісній роботі контрактних керуючих, компанія зможе підвищити свою продуктивність, конкурентоспроможність і ефективність. Тому кожна організація повинна подбати про навчання контрактних керуючих.

Відповідно до закону, у кожного такого співробітника, що має досвід роботи в даній області і профільну вищу або середню спеціальну освіту, є право і обов'язок підвищувати свою кваліфікацію кожні три роки. Обсяг годин може бути різним, від шістнадцяти до двохсот п'ятдесяти.

У тому випадку, якщо є досвід роботи, але відсутній профільну освіту, підвищення кваліфікації буде недостатньо. Рекомендується пройти професійну перепідготовку. Тривалість курсу повинна бути не менш як двісті п'ятдесят годин. Припустимо проходження стажування на своєму робочому місці.

Професійне очно-заочне навчання здійснюється в профільному закладі освіти (вищу і середню спеціальну). Курси підвищення кваліфікації можна пройти там же. Як правило, такі програми включають в себе як лекційні курси, так і практичний блок.

В останні роки великого поширення набуло дистанційне навчання. Це особливий вид додаткової освіти. Слухач не відвідує навчальний заклад і спілкується з викладачами за допомогою Інтернету. В сучасних умовах, коли співробітники не завжди можуть відірватися від роботи або піти у відпустку, дана можливість є оптимальною. Слухач зможе самостійно розпоряджатися своїм часом і навчальним процесом, вивчаючи отримані від викладача методичні матеріали. Після освоєння матеріалу він звітує, здаючи заліки та іспити. При дистанційному навчанні нерідко цей процес також здійснюється за допомогою мережі Інтернет.

В останні роки все більшу кількість навчальних закладів пропонують такі програми і курси.

Коли необхідно створення контрактної служби (КС)?

Відповідно до зазначеного вище закону, що визначає при створенні КС є один-єдиний показник. Йдеться про сукупний річний обсяг закупівель відповідно до плану-графіка.

Замовник зобов'язаний створити контрактну службу, якщо даний показник перевищує суму в сто мільйонів рублів. Але за законом у нього є вибір. Замовник може внести зміни в організаційну систему компанії, створивши новий відділ. Однак практика така, що зазвичай не створюється спеціальний структурний підрозділ. Співробітники працюють за наказом на умовах сумісництва. Це є допустимим.

Якщо ж показник сукупного річного обсягу дорівнює або менше ста мільйонів рублів, то замовник має право створити КС або ж немає. В іншому випадку повинен бути призначений контрактний керуючий, який буде виконувати всі функції. Це також прописано в законі.

Способи створення КС

Перший спосіб. Замовник може сформувати, як було зазначено вище, окремий структурний підрозділ, очолює яке керівник КС. Такий підхід застосовується зазвичай в дуже великих компаніях. Зазвичай в подібних ситуаціях служба складається з великої кількості постійних співробітників, які працюють в ній в штаті, на постійному місці.

Другий спосіб. Замовник видає наказ про постійний склад працівників. В результаті формується окрема служба, але не окремий структурний підрозділ. Очолює її зазвичай заступник керівника. Основною перевагою створення такого відділу є те, що при необхідності він може бути дуже швидко розформований.

Традиційно в контрактну службу має входити два і більше співробітників.

У тому випадку, якщо немає необхідності створювати КС, керівник видає наказ про контрактне керуючому. Призначається співробітник, який виконує зазначені вище позиції. З одного боку, роботи для нього небагато. Але повозитися доводиться. Фахівцю доведеться вивчити законодавство і практику. Головне ж полягає в тому, що зазвичай таке навантаження є додатковою. Тому відповідальність залишається такою ж, як і в великих організаціях, а оплачується досить бідно.

Функціональні обов'язки і вимоги до кваліфікації керівника та працівників КС

Такі фахівці повинні мати середню спеціальну або вищу освіту або пройти професійну перепідготовку за програмами ДПО в сфері закупівель. Дана вимога прописано в законі. Природно, керівник і співробітники повинні володіти спеціальними знаннями і навичками в сфері закупівель.

Контрактний керуючий. Функціональні обов'язки і вимоги до кваліфікації

Контрактний керуючий є посадовою особою, який завжди входить в КС. Але якщо сукупний річний обсяг замовника менш ста мільйонів рублів, то за законом він може не мати окрему структуру. У цьому випадку їм призначається контрактний керуючий. Природно, даний фахівець повинен мати відповідну освіту, як було зазначено вище, а також володіти професійними якостями.

Контрактний керуючий по 44-ФЗ є посадовою особою, яка відповідає за процес здійснення всіх закупівель. В організації він може бути тільки один.

Посадова інструкція контрактного керуючого. Повноваження і обов'язки

Контрактний керуючий по 44-ФЗ в своїй посадовій інструкції зазвичай має ряд обов'язкових позицій. Але, природно, керівник має право її доповнити.

Посадові контрактного керуючого включають в себе розробку закупівельного плану, процес внесення до нього змін і розміщення в ЄІС.

Цей фахівець здійснює також складання плану-графіка, а також внесення до нього змін з обов'язковим розміщенням.

Посадова інструкція контрактного керуючого включає підготовку і розміщення документів по закупкам в ЄІС. Спеціаліст займається проектами контрактів, повідомленнями про проведення заходів та запрошеннями постачальників при визначенні їх закритим способом.

Контрактний керуючий повинен забезпечувати здійснення закупівель і, природно, висновок супроводжуючих контрактів. Він бере участь в процесі розгляду скарг від постачальників і підготовці матеріалів для претензійної та позовної роботи.

Це базові позиції, які повинен виконувати контрактний керуючий. Обов'язки передбачені і прописані законом.

Отже, у контрактного керуючого багато реальної і достатньо рутинної роботи. Він повинен підготувати документи, зібрати інформацію, проводити моніторинг і аудит, постійно взаємодіяти з іншими співробітниками, консультуватися з постачальниками, розміщувати необхідну інформацію в мережі Інтернет, контролювати і супроводжувати процес закупівлі. Крім цього, при виникненні тих чи інших проблем даний фахівець зобов'язаний здійснювати візити по контролюючим органам і судам і так далі. Тому роботи досить, особливо для одного співробітника.

Відповідальність членів КС і контрактного керуючого (КУ)

Відповідно до закону, існує персональна відповідальність для КУ і членів КС за те, наскільки відповідають проведені ними держзакупівлі чинних актів. У тому випадку, якщо були виявлені порушення, то це підстава для притягнення до відповідальності. Залежно від ситуації і тяжкості це може бути дисциплінарна, цивільно-правова та навіть кримінальна. Більш того, посадові особи притягуються також до адміністративної відповідальності. Дані положення детально прописані в законі.

Тому в сучасних умовах не так просто займати посаду «контрактний керуючий». Зразок інструкції, її обов'язкових пунктів, міститься на зображенні.

Природно, це базовий варіант, який керівник може доповнити необхідною інформацією.

Чи можна автоматизувати процес державних закупівель?

Фахівці однозначно відповідають, що можна. Для цього необхідно використовувати існуючі в даний час програми. Вони призначаються для надання допомоги контрактного керуючому або контрактну службу державного замовника.

Програми дозволяють фахівцям оптимізувати процес закупівель за діючими в даний час федеральним законам. Це відбувається завдяки тому, що вони автоматизують важкі і времязатратние операції. Фахівцю буває досить внести в програму тільки дані.

висновок

В останні роки сфера державного замовлення стає дуже популярною, залучаючи велику кількість людей. Громадян, які цікавляться, хто такий контрактний керуючий (вакансії при цьому - важливий фактор), стає все більше. Оскільки з'являються фахівці, що відповідають вимогам 44-ФЗ за рівнем освіти та рівнем професіоналізму. Причому серед них є ті, хто тільки зараз вирішив вибрати дану спеціалізацію. Але є фахівці, які вже мають досвід за спиною в іншій області, але змінюють кардинально професію, сподіваючись добитися визнання і результатів в новій.

З чим пов'язаний такий ажіотаж?

Існує помилкове уявлення, що робота контрактного керуючого нескладна і високооплачувана. Однак практика показує, що це абсолютно не так. Працювати в держзакупівлі складно, але дуже престижно.

На практиці ж все виглядає наступним чином.

Кваліфікаційний довідник не містить таку професію, як контрактний керуючий. Тому у співробітника, який буде працювати на даній посаді, чи не з'явиться в трудовій книжці таке красиве словосполучення. Запис у нього буде звучати як завгодно: економіст, юрист, інженер, бухгалтер або фахівець, але тільки не контрактний керуючий. Це є загальноприйнятим фактом.

Найголовніше ж полягає в тому, оголошення «контрактний керуючий, вакансії відкриті» зустріти можна не так вже й часто. Практика показує, що керівники державних підприємств делегують ці повноваження зазвичай своїм найнадійнішим співробітникам.

Практика показує, що в основній масі співробітники, які займаються держзакупівлями в державній установі, - це реально фахівці суміжних професій. Керівники дають їм додаткову роботу і, природно, головний біль. Причому додатковий функціонал роботодавці не завжди гідно оплачують. Природно, останнім необхідно пройти підвищення кваліфікації або професійну перепідготовку, щоб займати цю посаду.

Тому знайти таку посаду людини з боку досить складно.